1.1. Zastępstwa użytkowników
System umożliwia definiowanie zastępstw dla użytkowników. Gdy użytkownik idzie np.: na urlop, możemy ustawić mu zastępcę, którym będzie inny użytkownik systemu. Dzięki temu wszystkie nowe zadania tego użytkownika, zostaną również przekazane do jego zastępcy, aby mógł on je wykonać.
Rysunek 5.3.1 przedstawia tabelę z dodanymi zastępstwami.
Przykład: Osobą zastępowaną jest użytkownik "Marcin Duda", a jego zastępcą jest "Adam Kulas". Zastępstwo rozpoczyna się dnia 2017-05-15 a kończy 2017-05-17. Oznacza to, że każde zadanie w procesie, które trafi do użytkownika "Marcin Duda" w podanym terminie, wykona zastępca. Kolumna "Proces" oznacza proces, którego zastępstwo będzie dotyczyć, w tym wypadku zastępstwo będzie dotyczyć "Proces faktur". Kolumna "Uczestnik" oznacza dla jakiej roli w Procesie faktur, zastępca będzie mógł wykonać zadanie. W tym wypadku zastępca może wykonywać zadania zdefiniowane dla roli "Osoba merytoryczna".
Każde zastępstwo można usunąć za pomocą przycisku "Usuń" znajdującego się w tabeli (patrz rysunek 5.3.1).
Dodawanie zastępstwa
Aby dodać zastępstwo, należy kliknąć przycisk "Nowe zastępstwo", który znajduje się nad tabelą z prawej strony (patrz rysunek 5.3.1). Po kliknięciu przycisku pojawi się nowy formularz. Zawiera on następujące pola:
- Nazwa procesu - lista rozwijana, z której możemy wybrać proces, którego będzie dotyczyć zastępstwo. Jeżeli ma ono dotyczyć wszystkich zdefiniowanych procesów w systemie, należy wybrać opcję "Wszystkie".
- Uczestnik procesu - pole dostępne po wyborze konkretnego procesu. Określa, których zadań dotyczyć będzie zastępstwo (zadania zdefiniowane dla wybranego uczestnika/roli). Tak jak w przypadku procesów, tutaj również możemy wybrać wszystkich uczestników.
- Użytkownik - użytkownik, któremu ustawiamy zastępstwo.
- Zastępca - osoba zastępująca.
- Od - data, od której ma obowiązywać zastępstwo.
- Do - data, do której ma obowiązywać zastępstwo.
Użytkowników na formularzu wybieramy za pomocą ikony 
. Po naciśnięciu, pojawi się okno z wyborem użytkowników (patrz rysunek 2.4 w Zarządzanie grupami).
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów dodajemy zastępstwo naciskając przycisk "Dodaj zastępstwo".
Wyszukiwanie zastępstw
Obok formularza dodawania zastępstwa znajduje się formularz wyszukiwania zastępstw. Posiada on takie same pola jak formularz dodawania zastępstwa. Oznacza to, że można wyszukiwać zastępstwa na podstawie nazwy procesu, uczestnika, użytkownika zastępowanego, zastępcy, oraz daty obowiązywania zastępstwa. Jeżeli w pola "Od" i "Do" zostanie wpisana data "2014-04-02", to zostaną wyszukane wszystkie zastępstwa, które były/będą aktywne w tym dniu.
Jeżeli zaistnieje potrzeba wyszukania wszystkich zastępstw, które nie mają określonej daty zakończenia ( * ), to należy w polu "Od" wprowadzić odległą datę w przyszłości.
Konfiguracja
System umożliwia konfigurację zastępstw dotyczącą ich wyświetlania w systemie w zakładce Moje konto -> Zastępstwa. Parametry konfiguracyjne znajdują się w pliku konfiguracyjnym systemu i przedstawiają się następująco:
- DelegationType - parametr określa jaki rodzaj zastępstw ma być wyświetlany użytkownikowi. Może on przyjmować następujące wartości:
- All - wyświetlane są wszystkie zastępstwa w systemie,
- User - wyświetlane są zastępstwa, w których użytkownik jest zastępcą lub osobą zastępowaną,
- Ou - wyświetlane są zastępstwa dotyczące użytkowników należących do jednostki organizacyjnej użytkownika,
- SubOu - wyświetlane są zastępstwa dotyczące użytkowników należących do jednostki organizacyjnej użytkownika oraz do jednostek podrzędnych tej jednostki.
Jeżeli użytkownik ma uprawnienia do Administracji, to zastępstwa zawsze są wyświetlane dla parametru All.
- SubstitutionsPeriod - parametr przyjmuje liczbę, określającą z ilu ostatnich dni mają być wyświetlane zastępstwa. Jeżeli podamy liczbę 7, to wyświetlane będą aktualne zastępstwa oraz te zakończone nie wcześniej niż 7 dni temu.