Po wejściu w zakładkę "Użytkownicy" otrzymamy następujący widok:

Rysunek 3.1 Widok zarządzania użytkownikami. Zawiera formularz za pomocą którego możemy wyszukać konkretnych użytkowników oraz tabelę zawierająca wszystkie informacje o użytkownikach dodanych w systemie.

Dodawanie nowego użytkownika

Formularz dodawania użytkownika składa się z następujących pól

• Domena - jest to domena do której należy użytkownik (domenę należy dodać wcześniej - dodawanie domeny).
• Nazwa - jest to login użytkownika. Login musi być unikalny w obrębie całego systemu. System nie pozwoli na dodanie użytkownika z loginem, który już istnieje w systemie lub który zawiera nieodpowiednie znaki. Dozwolone znaki to litery, cyfry oraz [ " - " , " _ ", " / ", " . " ].
• Imię - imię dodawanego użytkownika.
• Nazwisko - nazwisko dodawanego użytkownika.
• Numer - dodatkowy numer (z możliwością wprowadzania nie tylko cyfr), który możemy nadać użytkownikowi.
• Nowe hasło - hasło, niezbędne podczas logowania przez użytkownika.
• Potwierdź hasło - potwierdzenie hasła. Musi być identyczne jak w polu "Nowe hasło".
• Email - e-mail dodawanego użytkownika.
• Grupa - grupa, do której chcemy przypisać użytkownika. Grupa musi zostać wcześniej utworzona.
• Stanowiska - stanowiska, jakie chcemy przypisać użytkownikowi. Stanowisko musi być wcześniej utworzone.

Aby uzupełnić pole "Grupa" należy nacisnąć na przycisk ikony okienka (). Pojawi się wtedy następujące okno:

Rysunek 3.2 Okienko z grupami.

W celu wybrania grupy należy nacisnąć na przycisk "Wybierz" znajdujący się przy grupie. Po zakończeniu wybierania grup, należy zamknąć okienko za pomocą krzyżyka w prawnym górnym rogu lub kliknąć lewym przyciskiem myszki poza obszarem okna.

Dokładnie taka sama sytuacja występuje dla pola "Stanowiska". Po naciśnięciu ikony okienka () otrzymujemy okno:

Rysunek 3.3 Okienko ze stanowiskami w systemie.

Aby dodać stanowisko do użytkownika wystarczy nacisnąć przycisk "Wybierz", znajdujący się przy danym stanowisku. Dodatkowo za pomocą pól tekstowych możemy filtrować użytkowników. Filtrowanie odbywać się może po nazwie bądź symbolu stanowiska. Po zakończeniu dodawania stanowisk, należy zamknąć okienko za pomocą krzyżyka w prawnym górnym rogu lub kliknąć lewym przyciskiem myszki poza obszarem okna.

Po uzupełnieniu formularza nowego użytkownika, należy zatwierdzić go przyciskiem "Dodaj użytkownika". Po pomyślnym dodaniu użytkownika, zostaniemy poinformowani o tym odpowiednim komunikatem.

Gdy zaznaczone zostanie pole Wyślij link aktywacyjny zablokowana zostanie możliwość nadania hasła użytkownikowi, a po dodaniu użytkownika wysłany zostanie mail z linkiem do nadania hasła. Wygenerowany link będzie odnosił się do adresu zawartego w parametrze systemowym HTTPLink. Link będzie ważny przez czas (w godzinach) podany w parametrze systemowym SelfPasswordAssignLinkExpirationTime. Domyślna wartość tego parametru to 24 godziny. Użytkownik musi mieć ustawiony adres email

Rysunek 3.4 Widok dodania użytkownika z wysłaniem maila aktywacyjnego

Tak utworzony użytkownik w systemie będzie figurował jako zablokowany do momentu nadania sobie hasła.

Tworzenie użytkowników z zewnętrznego AD podczas logowania

Możemy skonfigurować automatyczne tworzenie użytkowników dla logowania za pomocą zewnętrznych systemów uwierzytelniających (SSO) jeżeli taka nazwa użytkownika nie istnieje w bazie.

Wtyczki obsługujące logowanie za pomocą zewnętrznych systemów implementują interface com.suncode.pwfl.security.Authenticator. W interface znajduje się metoda authenticate, która zwraca obiekt typu AuthenticationResult.
Obiekt AuthenticationResult posiada pole createUserFromDataSourceId, w którym powinna być podana nazwa skonfigurowanego źródła danych i na podstawie danych zwracanych przez źródło tworzony jest użytkownik.

Na przykład we wtyczce Plus SSO Authenticator nazwa źródła ustawiana jest w konfiguracji wtyczki PCM jako parametr "Create user from datasource id"

Źródło danych musi posiadać:

1) Parametr wejściowy: userid

2) Parametry wyjściowe: username, firstname, lastname, email, groups

Parametr groups powinien być w postaci tabeli json, gdzie każdy element ma pole 'display' z nazwą grupy:

[
	{
		"display": "Grupa1"
	},
	{ 
		"display":"Grupa2
	}
]

Przykładowa konfiguracja źródła danych pobierająca użytkownika z SAP: datasources.json

Edycja użytkownika

Użytkownika, którego dodaliśmy możemy edytować. W tym celu należy nacisnąć przycisk "Zmień" znajdujący się w tabeli z użytkownikami w kolumnie "Akcja" (patrz rysunek 3.1). Każdy przycisk odnosi się do wiersza, w którym się znajduje. Po wywołaniu akcji zostanie wyświetlony następujący widok:

Rysunek 3.5 Widok edycji użytkownika

Na samej górze mamy formularz, w którym edycji podlegają pola: Nazwa, Imię, Nazwisko, Numer, Hasło (możemy je usunąć zaznaczając checkboxa "Usuń") i Email. Pod spodem w tabeli wyświetlone są grupy, do których należy użytkownik. Za pomocą przycisku "Usuń grupę", znajdującym się w tabeli z grupami w kolumnie "Akcja" (patrz rysunek 3.4) możemy odłączyć daną grupę od edytowanego użytkownika. Nad tabelą widnieje przycisk "Dodaj grupę", za pomocą którego możemy dodać nową grupę do użytkownika. Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z dostępnymi grupami (patrz rysunek 3.2). Na samym dole znajduje się tabela z dołączonymi stanowiskami do użytkownika. Stanowisko możemy usunąć przy pomocy przycisku "Usuń" znajdującym się w tabeli. Nad tabelą widnieje przycisk "Dodaj stanowisko", za pomocą którego możemy dodać nowe stanowisko do użytkownika. Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z dostępnymi stanowiskami (patrz rysunek 3.3).

Wyszukiwanie użytkowników

Rysunek 3.6 Formularz wyszukiwania użytkowników

Do wyszukiwania użytkowników służy formularz o nazwie "Znajdź użytkowników" (patrz rysunek 3.5). Wyszukiwać możemy po polach: Nazwa, Imię, Nazwisko, Email, Numer, Grupa, Stanowisko, Symbol stanowiska. Checkbox "Nieaktywni" na samym dole definiuje, czy mają być wyszukiwani aktywni (odznaczony), czy nieaktywni (zaznaczony) użytkownicy. Po uzupełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk "Szukaj użytkowników". Wyniki zostaną przedstawione w tabeli z użytkownikami znajdującej się pod formularzem.

Dezaktywacja użytkowników

Aby rozpocząć dezaktywację należy nacisnąć na przycisk "Dezaktywuj" przy danym użytkowniku w tabeli z wszystkimi użytkownikami (patrz rysunek 3.1). W przeglądarce zostanie wyświetlone następujące okno:

Rysunek 3.7 Panel dezaktywacji użytkownika

Na górnej belce okna znajduje się informacja o użytkowniku, którego chcemy dezaktywować. Wewnątrz okna na pierwszym planie przedstawiona jest tabela. Pierwsza kolumna zawiera wszystkie procesy znajdujące się w systemie. Wyświetlone są one w postaci drzewa. Na pierwszym poziomie znajdują się definicje procesów, na kolejnym poziomie mamy role zdefiniowane w procesie, a na samym końcu zostały umieszczone definicje zadań. Druga kolumna o nazwie "Wymagane" określa, czy dane zadanie musi zostać przydzielone przez użytkownika. Zadanie jest wymagane do przydzielenia, jeżeli dezaktywowany użytkownik posiada jego instancję w skrzynce zadań. Należy pamiętać, że niewymagane zadania również muszą zostać przydzielone, jednak, gdy nie zrobimy tego sami, to podczas dezaktywacji zostaną one automatycznie przydzielone użytkownikowi zdefiniowanemu w pliku konfiguracyjnym jako EmptyTaskUserName. Kolejna kolumna o nazwie "Typ" określa za pomocą ikony, czy przydzieliliśmy zadanie grupie, czy użytkownikowi. W ostatniej kolumnie są przedstawione nasze przydzielenia.

Przydzielanie zadań jest bardzo intuicyjne. Należy zaznaczyć dany poziom drzewa, lub kilka na raz przy pomocy klawisza Ctrl lub Shift i lewego przycisku myszki. Jeżeli zaznaczymy poziom procesu bądź roli, to przydzielone zostaną wszystkie zadania należące do tego procesu/roli. Następnie należy wybrać z pierwszej listy pod tabelę, czy chcemy przydzielić zadania grupie, czy użytkownikowi. W kolejnej liście wybieramy konkretnego użytkownika, bądź grupę. Teraz wystarczy nacisnąć przycisk ze znakiem "+". Wybrany użytkownik/grupa zostaną przydzieleni do wszystkich wybranych zadań, a my zostaniemy o tym dodatkowo poinformowani komunikatem. Jeżeli chcemy usunąć przydzielenia z wybranych zadań, wystarczy nacisnąć na przycisk "Wyczyść".

Oprócz przepisywania zadań, niezbędne jest przepisanie wszystkich zastępstw, raportów, widoków i powiadomień jakie posiada dezaktywowany użytkownik. W tym celu możemy wybrać danego użytkownika z listy "Domyślny użytkownik", co automatycznie uzupełni wszystkie pozostałe listy lub można osobno wybrać użytkowników z poszczególnych list.

Ostatnim krokiem jest naciśnięcie przycisku "Dezaktywuj". W tym momencie rozpoczyna się proces dezaktywacji. Należy pamiętać, że system nie pozwoli na zdezaktywowanie użytkownika, jeżeli nie przypiszemy wszystkich wymaganych zadań oraz nie ustalimy przypisań dla zastępstw, raportów, widoków, bądź powiadomień. Na koniec zostaniemy poinformowani, czy dezaktywacja się powiodła.

Jeżeli chcemy zrezygnować z dezaktywowania użytkownika, należy zamknąć okno przyciskiem "Anuluj", bądź krzyżykiem w prawym górnym rogu okna.

Edycja przypisania zadań zdezaktywowanego użytkownika

Przypisania zadań zdezaktywowanego użytkownika możemy zmieniać. Aby tego dokonać, musimy najpierw wyszukać zdezaktywowanego użytkownika a następnie nacisnąć przycisk "Edytuj". Ukaże nam się dokładnie takie same okno jak na rysunku 3.1, z tym że przedstawiona będzie tylko tabela z zadaniami. Wszystkie zadania będą już miały uzupełnione aktualne przypisania (może nam to służyć jako informacja o przepisanych zadaniach). Procedura przypisywania jest taka sama jak podczas dezaktywacji (patrz punkt 3.5). Na koniec należy nacisnąć przycisk "Edytuj" w celu zatwierdzenia zmian lub "Anuluj", jeżeli nie chcemy nic edytować.

Aktywacja zdezaktywowanego użytkownika

Zdezaktywowanego użytkownika możemy w każdej chwili aktywować. W tym celu należy najpierw wyszukać zdezaktywowanego użytkownika, a następnie nacisnąć na przycisk "Aktywuj" przy tym użytkowniku. Aktywowany użytkownik nie posiada niczego. Jest tak jakby został dopiero dodany do systemu.

Usuwanie użytkowników

W systemie PlusWorkflow usunąć możemy tylko zdezaktywowanych użytkowników. W pierwszej kolejności musimy ich wyszukać. W tym celu należy zaznaczyć checkbox "Nieaktywni" w formularzu wyszukiwania użytkowników (patrz rysunek 3.1). Po wyświetleniu użytkowników zdezaktywowanych pojawi się przy nich przycisk "Usuń". Po jego naciśnięciu zostaniemy zapytani, czy na pewno chcemy usunąć tego użytkownika. Po potwierdzeniu użytkownik zostanie całkowicie usunięty z systemu. Akcja ta jest nieodwracalna. Nie będziemy już mieć żadnych informacji o tym użytkowniku w systemie.

After entering the "Users" tab, we get the following view:

Figure 3.1. View of user management. It contains a form with which we can search for specific users and a table containing all information about users added in the system.

Adding a new user 

The form for adding a user consists of the following fields

• Domain - this is the domain to which the user belongs (the domain should be added earlier - adding the domain).
• Name - this is the login of the user. The login must be unique within the entire system. The system will not allow you to add a user with a login that already exists in the system or that contains inappropriate characters. Permitted characters are letters, numbers and ["-", "_", "/", "."].
• First name - first name of the user being added.
• Last name - last name of the user being added.
• Number - an additional number (with the possibility of entering not only digits) that we can give to the user.
• New password - a password mandatory when logging in by the user.
• Confirm password - confirm password. It must be the same as in the "New password" field.
• Email - the email of the user being added.
• Group - group to which you want to assign the user. The group must be created in advance.
• Positions - positions that we want to assign to the user. The position must be created in advance.

To complete the "Group" field, click on the icon of the window (). The following window will appear:

Figure 3.2Window with groups.  

In order to select a group, press the "Select" button next to the group. After completing the group selection, close the window with the help of a cross in the top right corner or left-click the mouse outside the window area.

Exactly the same situation occurs for the "Position" field. After pressing the window icon () the following will appear:

Figure 3.3. Window with positions in the system. 

To add a position to the user, press the "Select" button at the given position. Additionally, we can filter users using text fields. Filtering may take place after the name or the position symbol. After finishing adding positions, close the window with the help of a cross in the upper right corner or left-click the mouse outside the window area.

After completing the new user form, you must confirm it with the "Add user" button. After successful addition of the user, we will be informed about this with the appropriate message.

Editing a user 

The user that have been added can be edited. To do this, press the "Change" button in the table with the users in the "Action" column (see Figure 3.1). Each button refers to the row in which it is located. After calling the action, the following view will be displayed:

Figure 3.4 User edit view  

At the top we have a form in which the fields are subject to edit: Name, First Name, Last Name, Number, Password (we can delete them by checking the "Delete" checkbox) and Email. The table below shows the groups to which the user belongs. By using the "Delete group" button in the table with the groups in the "Action" column (see Figure 3.4) we can disconnect the given group from the edited user. Above the table is the "Add group" button with which we can add a new group to the user. After pressing the button, a window with available groups will appear (see Figure 3.2). At the bottom there is a table with attached positions to the user. The position can be removed using the "Delete" button in the table. Above the table is the "Add position" button with which we can add a new position to the user. After pressing the button, a window with available positions will appear (see Figure 3.3).

Searching for a user 

Figure 3.5 User search form 

A form called "Find users" is used to search for users (see Figure 3.5). We can search using the following fields: Name, First Name, Last Name, Email, Number, Group, Position, Position Symbol. Checkbox "Inactive" at the bottom defines whether to search for active (unchecked) or inactive (selected) users. After completing the form, press the "Search for users" button. The results will be presented in the table with the users located under the form.

Deactivate a user 

To start deactivation, press the "Deactivate" button for a given user in the table with all users (see Figure 3.1). The following window will appear in the browser:

Figure 3.6 User deactivation panel.

The top bar of the window contains information about the user you want to deactivate. Inside the window in the foreground there is a table. The first column contains all the processes in the system. They are displayed in the form of a tree. The first level includes definitions of processes, the next level includes roles defined in the process, and finally the definitions of tasks. The second column named "Required" determines whether a given task must be assigned by the user. The task is required for allocation if the deactivated user has his instance in the taskbox. Remember that tasks that are not required also have to be assigned, however, if we do not do it ourselves, then during deactivation they will be automatically assigned to the user defined in the configuration file as EmptyTaskUserName. The next column named "Type" determines by means of the icon whether we have assigned the task to the group or the user. Allocations are presented in the last column.

Assigning tasks is very intuitive. Select the tree level or several at the same time using the Ctrl or Shift key and the left mouse button. If we mark the process or role level then all tasks belonging to this process/role will be assigned. Then select from the first list under the table whether you want to assign tasks to the group or the user. In the next list choose a specific user or group. Now press the button with the "+" sign. The selected user/group will be assigned to all selected tasks, and we will be additionally informed about it by a message. If you want to delete the allocation from selected tasks, just press the "Clear" button.

In addition to reassigning tasks it is necessary to reassign all substitutions, reports, views and notifications that a deactivated user has. For this purpose, we can select a given user from the "Default user" list, which will automatically fill all other lists, or you can select users individually from given lists.

The last step is pressing the "Deactivate" button. At this moment the deactivation process begins. Remember that the system will not allow the user to be deactivated if we do not assign all the required tasks and we do not set assignments for replacements, reports, views or notifications. At the end we will be informed if the deactivation was successful.

If you want to resign from deactivating the user, close the window with the "Cancel" button or use the cross in the upper right corner of the window.

Editing the assignment of deactivated user's tasks 

You can change the assignments of the deactivated user's tasks. To do this, we must first search for the deactivated user and then press the "Edit" button. We will show exactly the same window as in Figure 3.1, except that only the table with the tasks will be presented. All tasks will be filled with current assignments (this can be used as information about reassigned tasks). The assignment procedure is the same as during deactivation (see section 3.5). Press the "Edit" button to confirm changes or "Cancel" if you do not want to edit anything.

Activating a deactivated user 

You can activate the deactivated user at any time. To do this, first search for the deactivated user and then press the "Activate" button with this user. An activated user has no information. It is as if it has just been added to the system.

Removing a user 

In the PlusWorkflow system, we can only remove deactivated users. First of all we have to search for them. To do this, check the "Inactive" checkbox in the user search form (see Figure 3.1). When the deactivated users are displayed, the "Delete" button will appear next to them. After pressing it, we will be asked if we really want to delete this user. After confirmation, the user will be completely removed from the system. This action is irreversible. We will no longer have any information about this user in the system.