System umożliwia definiowanie zastępstw dla użytkowników. Gdy użytkownik idzie np.: na urlop, możemy ustawić mu zastępcę, którym będzie inny użytkownik systemu. Dzięki temu wszystkie nowe zadania tego użytkownika, zostaną również przekazane do jego zastępcy, aby mógł on je wykonać.

Rysunek 5.3.1 przedstawia tabelę z dodanym jednym zastępstwem. Osobą zastępowaną jest użytkownik "Tomasz Kowalski", a jego zastępca to "Adam Nowak". Zastępstwo obowiązuje od 01.04.2014 do 04.04.2014 roku. Kolumny "Proces" i "Uczestnik" określają, że zastępstwo dotyczy wszystkich zadań z procesu "Wniosek urlopowy" zdefiniowanych dla roli "Pracownik".

Zastępstwo możemy usunąć za pomocą przycisku "Usuń" znajdującego się w tabeli.

5.3.1 Dodawanie zastępstwa

Nad tabelą znajduje się formularz  dodawania zastępstwa. Zawiera on następujące pola:

• Nazwa procesu - lista rozwijana, z której możemy wybrać proces, którego będzie dotyczyć zastępstwo. Jeżeli ma ono dotyczyć wszystkich zdefiniowanych procesów w systemie, należy wybrać opcję "Wszystkie".
• Uczestnik procesu - pole dostępne po wyborze konkretnego procesu. Określa, których zadań dotyczyć będzie zastępstwo (zadania zdefiniowane dla wybranego uczestnika/roli). Tak jak w przypadku procesów, tutaj również możemy wybrać wszystkich uczestników.
• Użytkownik - użytkownik, któremu ustawiamy zastępstwo.
• Zastępca - osoba zastępująca.
• Od - data, od której ma obowiązywać zastępstwo.
• Do - data, do której ma obowiązywać zastępstwo.

Użytkowników na formularzu wybieramy za pomocą przycisku "Wybierz użytkownika". Po naciśnięciu go pojawi się okno z wyborem użytkowników (patrz rysunek 2.3 oraz jego opis w Zarządzanie grupami).

Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów dodajemy zastępstwo naciskając przycisk "Dodaj zastępstwo".