Po wybraniu opcji Wyszukiwanie Użytkownik uzyskuje dostęp do formularza pozwalającego na wyszukiwanie procesów, zadań oraz tworzenie własnych widoków (Rysunek 1).

Rysunek 1. Menu - Wyszukiwanie

Formularz składa się z trzech części: Pola procesu, Nagłówka procesu oraz Nagłówka zadania.

Dla opisu interfejsu okna wystarczą dwie pierwsze części formularza.

W formularzu zastosowano kilka ikon pomagających Użytkownikowi określenie wymagań.

W pierwszej części formularza znajduje się lista rozwijana Dla Procesu, którego wyszukiwanie ma dotyczyć. Lista się wyświetli po kliknięciu w przycisk trójkąt (  ).

Kliknięcie w symbol zębatki (  ) przy polu Inicjator spowoduje wyświetlenie okna (Rysunek 2).

Rysunek 2. Inicjator

Za pomocą listy rozwijanej Użytkownik może wybrać jedną z pięciu opcji: użytkownik, Jednostka organizacyjna (JO), JO i podległe, Symbol jednostki organizacyjnej oraz Symbol JO i jednostek podległych. Przycisk Ok zatwierdza wybór, przycisk Czyść anuluje wybraną pozycję. Przycisk pokaż pomoc, wyświetla okno z instrukcją uzupełniania pól (Rysunek 3).

 
Rysunek 3. Pokaż pomoc - Inicjator

Podczas wprowadzania wartości w polach tekstowych, z wyłączonym parametrem systemowym: ExactSearch, wpisanie znaku Spacja pomiędzy szukanymi słowami spowoduje wyszukanie wszystkich możliwych kombinacji zawierających podane słowa. 

usługa informatyczna

Zwrócone zostaną procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie wynosiła np. "usługa informatyczna", "usługa informatyczna podstawowa", "usługa dodatkowa informatyczna", "informatyczna usługa", "podstawowa informatyczna usługa". 

Gdy do dowolnego pola wprowadzimy kilka wartości rozdzielonych średnikiem ";" to rezultat będzie obliczany przy pomocy funkcji logicznej OR.

11111;22222;33333

Zwrócone zostaną procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie wynosiła 11111, 22222 lub 33333.

Natomiast, gdy do dowolnego pola wprowadzimy kilka zanegowanych wartości rozdzielonych średnikiem ";" to rezultat będzie obliczany przy pomocy funkcji logicznej AND.

!11111;!22222;!33333

 Zwrócone zostanę procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie inna niż 11111, 22222 i 33333.

Dodatkowo specjalne znaczniki można łączyć np.:

!PL*

 Kombinacja ta zwróci rekordy, dla których dwa pierwsze znaki będą różne od "PL".

Możliwe jest również wprowadzanie kombinacji wartości zanegowanych oraz niezanegowanych np.

PL*;!PL11111;!PL22222;!PL33333;DE*;!DE11111;!DE22222;!DE33333

Kombinacja ta zwróci wartości wszystkich rekordów zaczynających się ciągiem znaków PL i DE oprócz PL11111, PL22222, PL33333, DE11111, DE22222, DE33333. W tym przypadku algorytm działa następująco, grupuje wartości niezanegowane do jednej listy, a zanegowane do drugiej listy. Analogicznie do poprzednich przykładów wartości niezanegowane zostają obliczane przy pomocy funkcji logicznej OR, a  zanegowane przy pomocy funkcji logicznej AND. Kolejno oba zbiory zostają połączone.  

Gdy nie korzystamy z parametru systemowego odpowiedzialnego za dokładne wyszukiwanie możemy w polach tekstowych korzystać ze znaczników " " które umożliwiają wyszukanie dokładnie tej frazy która znajduje się między nimi. Wszystkie pozostałe znaki specjalne oraz uwzględnianie wielkości znaków nie są wówczas brane pod uwagę.

"usługa informatyczna"

Zwrócone zostaną procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie wynosiła dokładnie "usługa informatyczna"

"usługa Informatyczna?"

Zwrócone zostaną procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie wynosiła dokładnie "usługa Informatyczna?"

Znacznik ten może być łączony ze znacznikami ; oraz ! opisanymi wyżej. Znacznik ! powinien poprzedzać znacznik " "

!"usługa informatyczna"

Zwrócone zostaną procesy, czy też zadania, których wartość w danym rekordzie będzie różna od dokładnie "usługa Informatyczna"

W wersji 3.2.105 systemu dodana została możliwość wyszukiwania procesów i zadań po parametrach i zmiennych tekstowych i liczbowych procesu znajdujących się w zadanym przedziale. Zmienne liczbowe domyślnie wyszukiwane są w zadanym przedziale, natomiast dla zmiennych tekstowych funkcja ta dostępna jest osobno dla każdego pola na formularzu wyszukiwania po kliknięciu przycisku z zielonymi strzałkami. Po kliknięciu przycisku pojedyncze pole formularza zastąpione zostanie dwoma polami. W pole od wpisujemy początkową wartość przedziału, a w pole do wartość końcową. Rysunek 4 przedstawia przykładowy formularz z nową funkcjonalnością.

Rysunek 4. Wyszukiwanie z przedziału od - do

Po kliknięciu przycisku Szukaj znalezione zostaną wszystkie zadania w których zmienna "Kod waluty" zaczyna się na literkę z przedziału a - t (włącznie z literami a oraz t).

W przypadku wyszukiwania od - do pozostałe znaki i parametry specjalne (np. parametr Exact Search, negacja za pomocą znaku "!", czy wyszukiwanie wielu wartości oddzielonych znakiem ";") nie mają zastosowania. 

Gdy mamy jakąś wartość wpisaną w pojedynczym polu formularza (Rysunek 5) i klikniemy przycisk wyszukiwania od - do wpisana wcześniej wartość zostanie przeniesiona do pola od (Rysunek 6) i analogicznie - gdy klikniemy przycisk z zielonymi strzałkami na polu od albo do pojawi się pojedyncze pole wyszukiwania z przeniesioną do niego zawartością pola od.  

Rysunek 5. Wyszukiwanie pojedynczej wartości

Rysunek 6. Wyszukiwanie wartości z przedziału od - do. 

Po przejściu do wyników wyszukiwania w okienku "Filtruj wyniki wyszukiwania" również możemy korzystać z nowej funkcjonalności (Rysunek 7).

Rysunek 7. Filtrowanie wyników wyszukiwania od - do.

Przycisk zębatki przy polach dotyczących daty powoduje wyświetlenie okna przedstawionego na Rysunku 8.

Rysunek 8. Data

Przy tych polach Użytkownik definiuje Typ jako punkt odniesienia spośród dostępnych: aktualny rok, aktualny miesiąc, aktualna data, aktualny czas. Przesunięcie - pole wymaga uzupełnieniem o liczbę całkowitą. Jednostka wskazuje jaki odcinek czasu zostanie dodany/odjęty, może być określona jako: godzina, dzień, tydzień, miesiąc, rok. Przycisk Ok zatwierdza wybór, przycisk Czyść anuluje wybraną pozycję. Przycisk pokaż pomoc, wyświetla okno z instrukcją uzupełniania pól (Rysunek 9).

Rysunek 9. Pokaż pomoc - Data

Przycisk kalendarz (  ) wyświetla daty w formie kalendarza. 

Dodatkowe pola w formularzu dotyczą ustawień wyświetlania wyników wyszukiwania (Rysunek 10).

Rysunek 10. Dodatkowe pola w formularzu.

• Pole Wyświetl kolumnę w wynikach, oznacza to, że po jego oznaczeniu, wskazana wielkość np. Status procesu, będzie jedną z pozycji pokazywanych na końcu procesu wyszukiwania. Pozycje, które nie zostaną oznaczone √ („ptaszkiem") zostaną pominięte w końcowym wyświetlaniu wyników wyszukiwania. Aby wybrać pozostałe parametry, konieczne jest zaznaczenie w tym polu.
• Pole Pomiń wielkości liter, odnosi się do tego, aby wyszukiwanie pożądanego parametru odbywało się bez względu na to, jak jest zapisane (małą czy wielką literą). Tę opcje również zaznacza się poprzez oznaczenie (√) okienka przy określonym parametrze.
• Pole Sortowanie umożliwia Użytkownikowi na wybranie jednej z trzech opcji sortowania danych: rosnąco, malejąco lub bez sortowania (brak). Największe zastosowanie ma sortowanie w polach dotyczących np. kwot, dat, procentów. W szybki sposób otrzyma się wówczas odpowiednio ułożone dane w porządku malejącym lub rosnącym. Tylko pozycjom oznaczonym w kolumnie Wyświetl kolumnę w wynikach można nadać sortowanie.
• Pole Pozycja, umożliwia Użytkownikowi definiowanie w jakiej kolejności mają się wyświetlać wskazane w kolumnie Wyświetl kolumnę w wynikach parametry. Zaczynając od numeru 1, jako pozycja pierwsza wyświetlana w wynikach, 2,3 itd. 
  
  

Wybranie przycisku Szukaj, który jest na samym dole formularza, spowoduje uruchomienie mechanizmu wyszukiwania.

Na wysokości tytułu formularza Wyszukiwanie zadań i procesów w prawym rogu znajdują się dwa przyciski: Zapisz jako oraz Otwórz (Rysunek 11). 

Rysunek 11. Przyciski  Zapisz jako oraz Otwórz.

Przycisk Zapisz jako jest używany, gdy Użytkownik chce dokonać zapisu utworzonego widoku, czyli po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych ustawień w formularzu. W momencie gdy na formularzu przekroczymy w polu ze zmienną długość 1024 znaków przycisk zapisu zostanie zablokowany. Wyszukiwanie będzie nadal możliwe. Po kliknięciu na przycisk zapisu wyświetli się okno zapisu (Rysunek 12).

Rysunek 12. Zapisz formularz jako

Użytkownik uzupełnia Nazwę widoku oraz opis, a także może zaznaczyć dostępne opcje:

• Otwórz filtr wyników,
• Pokaż wyniki wyszukiwania,
• Grupowa akceptacja - stworzony widok może umożliwiać grupowe akceptowanie zadań. Funkcjonalność ta daje możliwość akceptowania większej ilości zadań/poleceń jednocześnie. Można odhaczać pojedyncze zadania w większą grupę i je wszystkie akceptować. Widok typu Grupowa akceptacja może być zdefiniowany tylko przy zachowaniu następujących warunków:
  • musi wskazywać na konkretny typ procesu (w liście rozwijanej typ procesu musi być wybrana wartość),
  • musi wskazywać na konkretne zadanie (w polu nazwa zadania musi zostać wpisana pełna nazwa zadania – bez gwiazdek), Jeśli w wynikach widoku znajdzie się więcej niż jeden typ zadania lub zabraknie typu procesu, to akceptacja grupowa zostanie zablokowana,
  • musi dotyczyć tylko zadań do wykonania aktualnego użytkownika (muszą być zaznaczone oba dolne chceckboxy – tylko moje zadania oraz tylko zadania do wykonania).

Zapis nastąpi po kliknięciu przycisku ZAPISZ WIDOK.

Przycisk Otwórz, spowoduje otworzenie okna wyszukiwania zapisanych formularzy (Rysunek 13).

Rysunek 13. Otwórz Wyszukiwanie

Za pomocą przycisku Użyj zostanie wczytany dany szablon. Natomiast przycisk  Wyszukaj  wyświetli rezultaty zgodnie z filtrami zapisanymi w danym szablonie.  

Wyszukiwanie procesów razem z podprocesami

Domyślnie wyniki wyszukiwania procesów wyświetlane są procesy wraz z podprocesami.

W przypadku, gdy w wyszukiwaniu chcemy wyszukać po zmiennych procesu głównego, jak i zmiennych podprocesu należny spełnić następujące warunki:

• Zaznaczone zmienne muszą występować zarówno w procesie głownym, jak i podprocesie.
• Jeżeli chociaż jedna zaznaczona zmienna nie wystąpi w podprocesie to wyszukiwanie zostanie ograniczone do procesu głównego.

Poniżej  przeanalizujemy to na przykładowym Procesie głównym oraz jego podprocesie. W testowanym systemie istnieje jeden zakończony proces "Proces Główny" oraz jeden podproces w trakcie wykonywania "Proces Główny - zadanie podprocesu".  Proces główny zawiera 3 zmienne:

• Liczba 1,
• Liczba 2,
• Tekst.
  
  

Natomiast podproces zawiera następujące zmienne:

• Liczba 1,
• Tekst.

Przypadek 1.

W przypadku pierwszym na Rysunku 14 zaznaczono wszystkie zmienne dla Procesu głównego.

Rysunek 14. Wyszukiwanie procesu wraz z podprocesami - filtrowanie zmiennych(przypadek 1).

Jako że zmienna Liczba 2 występuje tylko w procesie głównym, tylko ten proces został wyszukany co widać na Rysunku 15.

Rysunek 15. Rezultat wyszukiwania procesu wraz z podprocesami - filtrowaniem zmiennych(przypadek 1).

Przypadek 2

W drugim przypadku widocznym na Rysunku 16 zaznaczono tylko jedną zmienną Liczba 1.

Rysunek 16. Wyszukiwanie procesu wraz z podprocesami - filtrowanie zmiennych(przypadek 2).

Ponieważ Liczba 1 jest zmienną w procesie oraz podprocesie spowodowało to wyświetlenie w widoku Wyszukiwania obu procesów wraz z zaznaczoną zmienną.

Rysunek 17. Rezultat wyszukiwania procesu wraz z podprocesami z filtrowaniem zmiennych(przypadek 2).

Wyświetlanie zmiennych tabelarycznych z formularza w jednym wierszu

Funkcjonalność pozwalająca na wyświetlanie zmiennych tabelarycznych w jednym wierszu dostępna jest po włączeniu w parametrach systemu ustawienia Views.AdvancedSearch. Parametr ten zaprezentowany jest na rysunku 18.

Rysunek 18. Parametr systemowy Views.AdvancedSearch

Po ustawieniu powyższego parametru i wybraniu procesu który chcemy wyszukać pojawi się nowa opcja "Wyświetl wyniki w jednym wierszu". Prezentuje to rysunek 19.

Rysunek 19. Pola procesu wraz z opcją "Wyświetl wyniki w jednym wierszu"

Wybranie tej opcji pozwoli na wyświetlenie zmiennych tabelarycznych danego procesu w jednym wierszu.

Przykładowe wyniki wyszukiwania zaprezentowane są na rysunku 20

Rysunek 20. Wyniki wyszukiwania dla zaznaczonej opcji "Wyświetl wyniki w jednym wierszu"

Jak widać na powyższym rysunku kolejne zmienne tabelaryczne wyświetlane są w nowej linii, tak by można było powiązać je z pozostałymi wartościami danego wiersza tabeli. Opcji tej możemy również używać w filtrach wyników wyszukiwania zaznaczając odpowiednie pole wyboru w okienku filtrów.

Z funkcjonalności tej możemy również skorzystać w starych widokach (domyślnie będzie ona odznaczona). 

Rysunek 21. Wyniki wyszukiwania dla zaznaczonej opcji "Wyświetl wyniki w jednym wierszu" wraz z komunikatem o większej liczbie wyników. 

Gdy interesuje nas większa liczba wyników możemy odznaczyć pole wyboru "Wyświetl wyniki w jednym wierszu" w filtrach i przejść do przeglądania wyników w standardowej formie. 

Wyszukiwanie procesów/zadań z przekroczeniem terminu

Aby wyszukać procesy lub zadania z przekroczonym terminem, należy w widoku uwzględnić pole "Przekroczenie terminu (w dn.)".
Kolumna wyświetla czas w dniach od przekroczenia terminu, z czego w nawiasach wyświetlane są tylko dni robocze.

Rysunek 22. Wyniki wyszukiwania zadań z przekroczeniem terminu.

Eksport wyników wyszukiwania

Możliwe jest wyeksportowanie wyników wyszukiwania do jednego z następujących formatów: CSV, Excel, PDF. W celu wyeksportowania pliku, należy kliknąć w przycisk odpowiadający pożądanemu formatowi (przyciski znajdują się pod tabelą z wynikami wyszukiwania).

Od wersji 4.1 możliwe jest wyeksportowanie jedynie wybranych wyników wyszukiwania. W celu eksportu wybranych wyników wyszukiwania, należy włączyć zaznaczanie poprzez wybranie akcji Dodakowe akcje -> Włącz zaznaczanie, zaznaczyć wyniki wyszukiwania i kliknąć w przycisk eksportu.

Od wersji 4.1.4 możliwy jest wybór sposobu eksportu zmiennych tabelarycznych. W przypadku gdy w wynikach wyszukiwania znajdują się kolumny ze zmiennymi tabelarycznymi, po kliknięciu przycisku eksportu, system wyświetli następujące okno:

Wybranie checkboxa Wyświetl wyniki w jednym wierszu spowoduje eksport wyników z zmiennymi tabelarycznymi w jednym wierszu. Pozostawienie checkboxa niezaznaczonego spowoduje eksport z wynikami rozbitymi na zmienne tabelaryczne: