Rozdział 3.1. Dane techniczne
Wymagania sprzętowe stacji roboczej
Wymagania dotyczące sprzętu są zależne od zakresu wdrożenia, ilości procesów, ilości gromadzonych dokumentów, ilości gromadzonych danych. Każdorazowo przed wdrożeniem Suncode określa wymagania dla danego rozwiązania.
Wymagania stacji roboczej (Pentium IV, 512 MB, min. 10 GB HDD).
System Plus Workflow wymaga od przyszłych Użytkowników zapewnienia niezbędnych warunków do prawidłowego działania. Z racji, że występują w systemie liczne dokumenty, niezbędne jest zainstalowanie programu do przeglądu dokumentów (np. Adobe Reader). Ponadto zalecane jest również posiadanie oprogramowania Java JRE 1.7.045 lub nowszej. Bez tego programu niemożliwe będzie prawidłowe wyświetlanie np. wykresów Gantt’a.
System Plus Workflow zaleca się uruchamiać przez wspierane przeglądarki:
- Google Chrome (od wersji 81),
- Mozilla Firefox (od wersji 80),
- Microsoft Edge (od wersji 81, wspierana jest tylko wersja na silniku Chromium),
- Safari (od wersji 10).
Nie jest zalecane uruchamianie systemu na innych przeglądarkach.
Skalowalność systemu
System jest w pełni skalowalny w aspekcie zwiększania liczby użytkowników, zwiększania liczby procesów czy przetwarzanych dokumentów.
Rozdział 3.2. Architektura systemu
Serwer sprzętowy
System Plus Workflow jest niezależny od platformy sprzętowej. Obecne systemy informatyczne klasy Workflow oparte są o architekturę „klient-serwer" (Rysunek 3.1.). W takim modelu serwer systemu obejmuje następujące składniki:
- system operacyjny stanowiący platformę dla systemu Workflow (np. Windows, Linux)
- baza danych, która odpowiedzialna jest za przechowywanie i zarządzanie danymi systemu
- serwer www odpowiedzialny za udostępnianie dynamicznych witryn systemu wzbogaconych danymi z bazy danych dla przeglądarek internetowych
- silnik Workflow – system główny, który podlega odpowiedniej konfiguracji m.in. w zakresie przebiegu procesu wraz z formatkami poszczególnych zadań dla użytkowników
- ewentualne moduły systemu Workflow wytworzone przez producenta, które nie były ujęte w standardzie systemu lub zostały wydzielone.
System operacyjny
System Plus Workflow może być instalowany na platformie operacyjnej podanej i wyspecyfikowanej przez producenta, np. środowisko Windows jak również środowisko Linux.
Baza danych
System Plus Workflow współpracuje z komercyjnymi i otwartymi bazami danych. Typ i wersja bazy danej jest podawana przez producenta systemu.
Serwer internetowy
System Plus Workflow pracuje również w oparciu o serwery internetowe. Typ i wersję serwera podaje producent oprogramowania.
Interfejs użytkownika
Poszczególne elementy interfejsu użytkownika zostały opisane w kolejnych rozdziałach tego podręcznika.
Interfejs administratora
Interfejs administratora służy do zarządzania głównymi funkcjami systemu oraz do zarządzania uprawnieniami użytkowników systemu.
| Szczegółowy opis interfejsu administratora oraz zasady posługiwania się nim zostały opisane w odrębnym podręczniku. |
Interfejs Plus API
Większość funkcji systemu zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow jest udostępniona poprzez interfejs programistyczny API dostępny jako JAVA.
| Zobacz również Integracja z systemami zewnętrznymi, punkt 3.3 |
Rysunek 3.1. Architektura systemu Plus Workflow 3.1.
Rozdział 3.3. Integracja z systemami zewnętrznymi
Plus Workflow może być zintegrowany z zewnętrznym systemem informatycznym za pomocą interfejsu API (np. z systemami do modelowania procesów czy z systemami klasy MRPII/ERP). Integracje najczęściej polegają na transferze danych z zewnętrznych systemów informatycznych do Plus Workflow, na przekazywaniu danych z Plus Workflow.
Rozdział 3.4. Bezpieczeństwo systemu
System Plus Workflow jest rozwiązaniem bezpiecznym i zapewnia kompleksową ochronę związaną z uprawnieniami użytkowników do dostępu do procesów, dokumentów, funkcji systemu oraz jego struktur. Ponadto, pliki systemu znajdujące się na serwerze mogą być szyfrowane.
Rozdział 3.5. Struktura organizacyjna
Zarządzanie procesami biznesowymi jest ściśle związane z określoną strukturą organizacyjną firmy. Na jej podstawie projektant systemu może wyszczególnić stanowiska w systemie. Każde stanowisko posiada unikalny symbol dzięki któremu staje się niepowtarzalnym. Dla każdego stanowiska przypisuje się tzw. role. Role są odpowiedzialne za poszczególne etapy procesów. Na Rysunku 3.2. zaprezentowano mapę procesu Wnioskowanie o urlop. Zaznaczone są dwie role - Pracownik, który wnioskuje o przyznanie urlopu oraz Przełożony, który może akceptować bądź odrzucić wniosek.
Rysunek 3.2. Mapa procesu Wnioskowania o urlop
W procesie Rejestracji faktur jest z kolei o wiele więcej ról, m. in.: Recepcja (rejestracja, odrzucenie dokumentu, anulowanie procesu), Bufor (skanowanie i podłączanie dokumentu), Osoba merytoryczna (opis dokumentu, akceptacja dokumentu), Księgowość (akceptacja księgowa), Konsultant (konsultacja).
Graficzne przedstawienie struktury organizacyjnej (systemu prezentacyjnego) stanowi Rysunek 3.3.
Symbol pracownika Jednostka organizacyjna
Stanowiska
Rysunek 3.3. Modelowa struktura organizacyjna
Na podstawie tak określonej struktury organizacyjnej można przystąpić do selekcji pracowników i przypisywania im ról. Role są ustalane indywidualnie z każdym przedsiębiorstwem, ponieważ procesy są bardzo różne. Każda firma ma swój wypracowany algorytm na jego realizację.
Tabela 2. Stanowiska
Nazwa | Symbol | Stanowisko nadrzędne | Jednostka organizacyjna | Rola |
|---|---|---|---|---|
Dyrektor handlowy | DH1 | Brak | DH- Dział Sprzedaży | Przełożony |
Główny księgowy | KK1 | Brak | DK- Księgowość | Przełożony |
Szef działu | SZDT | Brak | DT- Dział Techniczny | Przełożony |
Osoba merytoryczna | OM1 | Brak | Brak | Osoba merytoryczna |
Osoba merytoryczna | OM2 | Brak | Brak | Osoba merytoryczna |
Handlowiec | HH1 | DH1 | DH- Dział Sprzedaży | Pracownik |
Handlowiec | HH2 | DH1 | DH- Dział Sprzedaży | Pracownik |
Księgowy | KK2 | KK1 | DK- Księgowość | Pracownik |
Konstruktor | DT1 | SZDT | DT- Dział Techniczny | Pracownik |
Konstruktor | DT2 | SZDT | DT- Dział Techniczny | Pracownik |
Konstruktor | DT3 | SZDT | DT- Dział Techniczny | Pracownik |
Pracownik | PR- DH | HH2 | DH- Dział Sprzedaży | Pracownik |
Pracownik | PR- DK | KK2 | DK- Księgowość | Pracownik |
Pracownik | PR DT | DT2 | DT- Dział Techniczny | Pracownik |
Rozdział 3.6. System uprawnień
Użytkownicy systemu Plus Workflow mogą uzyskać dostęp do konkretnych operacji, w zależności od tego jakie uprawnienia zostały przypisane do konkretnej roli (np. pracownik, przełożony, osoba merytoryczna) lub grupy.
Uprawnienia mogą zostać nadane:
- do poszczególnych elementów systemu
Tabela 3. Uprawnienia dla poszczególnych elementów systemu
Element systemu | Opis uprawnienia |
|---|---|
Administracja | To uprawnienie posiada Administrator systemu, nadaje ono dostęp do funkcji administracyjnych. |
Klasy dokumentów | Polega na udostępnieniu Użytkownikowi konkretnych rodzajów reprezentujących rzeczywiste dokumenty. Dostępne klasy dokumentów to między innymi: faktury, wniosek urlopowy, raporty, załączniki i wiele innych. |
Zestawy dokumentów | Pozwala na tworzenie powiązań między poszczególnymi klasami dokumentów dając w efekcie pewne ich zestawy np. faktury oraz załączniki do faktur. |
Obieg dokumentów | Jest to kategoria ogólna zawierająca w sobie kilka innych uprawnień. Po nadaniu tego uprawnienia Użytkownik może: tworzyć procesy, wyszukiwać procesy, ma zakładkę zadań, kalendarza oraz statystyk. |
Tworzenie procesów | Nadaje dostęp do funkcji Utwórz proces. Aby utworzyć konkretny proces (np. wnioskowanie o urlop) wymagane jest posiadanie dodatkowych uprawnień do tworzenia tego procesu. |
Skrzynka zadań | Uprawnienie to udostępnia Użytkownikowi skrzynkę zadań w której są przechowywane procesy przypisane do danej osoby. Użytkownik ma wówczas możliwość podglądu procesów i wykonywania zadań. |
Wyszukiwanie procesów | Udostępnia funkcję Wyszukiwania, która pozwala na szybki dostęp do wyszukiwania zarówno procesów jak i zadań za pomocą szeregu parametrów umożliwiających szczegółowe przeszukanie. |
Archiwum | Uprawnienie do tej funkcji umożliwia nie tylko dodawanie dokumentów do elektronicznego obiegu, ale również możliwość przeglądania i wyszukiwania dokumentów w archiwum. Użytkownik może wyszukiwać z podziałem ze względu na klasy dokumentów, a także tworzyć zestawy dokumentów, czyli kompozycję wielu dokumentów. |
Statystyki | Nadaje dostęp do Statystyk, które pozwalają na szybką analizę działań prowadzonych w ramach procesu przez poszczególnych pracowników. Funkcja ta prezentuje wiele statystyk np. wykonywane procesy przez poszczególnych pracowników z informacją o czasie ich wykonywania i efektywności (zadania otwarte i zamknięte). |
Kalendarz | Uprawnienie to nadaje dostęp do widoku Kalendarza, który zawiera graficzną wizualizację zadań wykonywanych przez danego użytkownika w ramach procesów wraz z ich statusami (np. zadania zamknięte, otwarte, przekroczone terminy). Istnieje także możliwość nadania uprawnień podglądu swojego kalendarza innym użytkownikom systemu. |
Raporty | Użytkownik posiadający to uprawnienie może tworzyć raporty prywatne, wówczas sam konfiguruje co w danych raportach ma się pojawić, a także ma dostęp do raportów publicznych - systemowych. Raporty można tworzyć na podstawie widoków, zapytania oraz JASPER. |
Konto użytkownika | Użytkownik z tym uprawnieniem ma możliwość między innymi: ustawienia wyglądu konta, zmiany hasła dostępu, dostępu do wykazu zastępstw, widoków użytkownika. |
Moduły | Uprawnienie to pozwala na dostęp do zakładki Moduły, która jest ruchomym elementem systemu, rozszerzającym jego możliwości o dodatkowe funkcje (edytor procesów, chat). Obecnie jest dostępnych wiele modułów, dobór ich następuje indywidualnie przez każdą firmę (więcej na temat modułów dowiesz się w Rozdziale 3.7.). |
- do procesów - dla każdego procesu indywidualnie definiuje się uprawnienia użytkowników/grup
Użytkownik będący uczestnikiem procesów biznesowych posiada szereg uprawnień, który powinien wykorzystać w jak największym stopniu. Aby dobrze wykorzystywać dostępne możliwości, Użytkownik powinien w pierwszej kolejności poznać ich znaczenie. Użytkownik może mieć następujące uprawnienia w procesach:
Podgląd, uprawnienie to udostępnia dany proces w wyszukiwarce, dzięki czemu Użytkownik może wyszukiwać i przeglądać poszczególne zadania, jednak bez możliwości edycji czy usuwania.
Tworzenie, możliwość rozpoczynania nowych procesów.
Usuwanie, możliwość usuwania poszczególnych procesów
Statystyki procesu, dostęp do różnych statystyk dotyczących określonego typu procesów.
- w Elektronicznym archiwum - uprawnienia definiowane są dla konkretnego rodzaju dokumentu np. Faktur dla danego użytkownika/grupy.
W ramach Elektronicznego archiwum możliwy jest dostęp do trzech poziomów uprawnień:
Odczyt, podgląd dokumentów w Archiwum bez możliwości edycji
Modyfikacja, podgląd oraz zmiana dokumentu wraz z jego indeksami
Usuwanie, kasowanie dokumentu z Archiwum
Pozostałe uprawnienia dotyczące dokumentów to:
Dodawanie dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu do archiwum
Drukowanie, udostępnia użytkownikowi możliwość drukowania dokumentu z poziomu Archiwum
Uprawnienia warunkowe, funkcja umożliwiająca zawężenie uprawnień wedle wcześniej zdefiniowanego warunku
Rozdział 3.7. Dodatkowe moduły
System Plus Workflow 4.0. posiada dodatkowe moduły, które pomagają zarządzać Użytkownikom dodatkowymi elementami, takimi jak: środki trwałe, zaawansowane zarządzanie archiwum, zarządzanie konferencjami i wiele innych. Wszystkie z niżej wymienionych modułów mogą zostać zintegrowane z systemem na różnym poziomie. Mają one za zadanie usprawnić pracę na wielu płaszczyznach codziennych prac. Moduły są opcjonalnymi elementami systemu, ich wdrożenie uwarunkowane jest charakterem działalności przedsiębiorstwa. Moduły oferowane przez firmę Suncode są licencjonowane. Różnorodność oferowanych modułów jest bardzo dynamiczna, intensywne prace z nimi związane powodują iż co pewien okres są dostępne nowe ulepszenia. Poniżej znajduje się krótki opis kilku wybranych modułów.
Plus Assets - moduł pozwalający na ewidencję oraz zarządzanie środkami trwałymi.
Zakres funkcjonalności:
- Przechowywanie informacji o wyposażeniu pracownika – sprzęt, odzież robocza, środki trwałe, urządzenia pomiarowe,
- Zarządzanie środkami trwałymi – dodawane nowego sprzętu, edycja danych, wycofywanie, sprzedaż środków trwałych,
- Edytowanie danych,
- Raportowanie pozwalające na analizę stanu środków trwałych w przedsiębiorstwie.
Plus Outlook Access - moduł umożliwiający realizację procesów biznesowym z poziomu aplikacji MS Outlook.
Zakres funkcjonalności:
- Prezentacja listy zadań systemu Plus Workflow w pasku menu aplikacji Microsoft Outlook,
- Możliwość realizacji zadań od razu po odebraniu maila powiadamiającego z systemu Plus Workflow bez konieczności logowania się z poziomu przeglądarki internetowej,
- Rozpoczęcie procesu z poziomu MS Outlook,
- Dodawanie dokumentów do procesu,
- Dodawanie dokumentów do archiwum,
- Możliwość śledzenia historii wykonywanych zadań.
Plus Mobile Access (SRV) – aplikacja na urządzenia mobilne – licencja na serwer.
Zakres funkcjonalności:
- Zapamiętanie nazwy i hasła użytkownika,
- Automatyczne logowanie się do systemu,
- Przeglądanie skrzynki zadań użytkownika, która prezentowana jest w postaci tabeli,
- Wykonywanie zadań znajdujących się w skrzynce użytkownika – akceptowanie lub odrzucanie zadań, możliwość edycji formularza,
- Podgląd zadania na podstawie pobranych danych z systemu Plus Workflow,
- Wyświetlanie załączonych dokumentów do obiegu i komentarzy,
- Wysyłanie informacji o nowym zadaniu do skrzynki powiadomień telefonu.
Aplikacja Plus Mobile działa z systemem Android w wersji 2.3.3 i wyższymi oraz iOS.
Plus eFaktura – moduł obsługi faktur otrzymywanych mailem.
Zakres funkcjonalności:
- Monitorowanie jednej lub kilku skrzynek mailowych,
- Archiwizowanie wiadomości e-mail wraz z załącznikami i wstępne indeksowanie na podstawie danych zawartych w nagłówku wiadomości,
- Automatyczne sczytywanie wartości pól z pliku w formacie PDF/A,
- Przekazywanie obrazu faktury oraz danych do procesu akceptacji faktur realizowanego w systemie Plus Workflow,
- Możliwość zdefiniowania bazy autoryzowanych dostawców,
- Automatyczne ustawianie statusu faktur otrzymanych e-mailem jako Faktura Elektroniczna,
- Spełnianie wymagań Rozporządzenia Ministra Finansów.
PlusArchive narzędzie do zaawansowanego zarządzania archiwum.
Zakres funkcjonalności:
- Możliwość rejestracji różnego rodzaju zasobów – dokumentu, segregatora, pudła archiwizacyjnego, ze wskazaniem ich lokalizacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego,
- Możliwość wypożyczania dokumentów i śledzenia historii ich wypożyczeń,
- Możliwość składania zamówień na wypożyczenie dokumentów z poziomu interfejsu systemu Plus Workflow,
- Generowanie protokołu wypożyczenia oraz weryfikacja terminu zwrotu,
- Możliwość brakowania zasobów – generowanie protokołu brakowania.
PlusChat jest modułem, który umożliwia przesyłanie wiadomości tekstowych pomiędzy Użytkownikami system.
Zakres funkcjonalności:
- Prowadzenie rozmowy z indywidualnym rozmówcą lub grupą rozmówców,
- Udostępnianie statusów użytkowników – na czacie, w systemie, offline,
- Możliwość zapisania historii rozmowy w postaci pliku txt oraz ich archiwizacji w systemie Plus Workflow,
- Łączenie historii rozmowy z realizowanym procesem biznesowym,
- Informowanie użytkownika niedostępnego na czacie o przesłanej do niego informacji.
PlusConference jest to narzędzie przeznaczone do zarządzania konferencjami.
Zakres funkcjonalności:
- Rezerwacja sal konferencyjnych z opcją akceptacji rezerwacji przez opiekuna sali,
- Możliwość definiowania ścieżki akceptacji rezerwacji sali konferencyjnej,
- Rezerwacja dodatkowego wyposażenia sal – rzutnik, komputer, flipchart,
- Zamawianie cateringu – lunch, kawa, herbata,
- Wysyłanie powiadomień o zamawianych zasobach do osób odpowiedzialnych za ich zapewnienie,
- Graficzna prezentacja harmonogramu rezerwacji sal.
Plus Workflow Editor służy do tworzenia i edycji procesów biznesowych.
Zakres funkcjonalności:
- Kompatybilność z mapami stworzonymi we wcześniejszych wersjach edytora,
- Możliwość rysowania map w graficznym edytorze procesów oraz walidacja ich poprawności,
- Automatyczne generowanie formularza na podstawie dodanych do zadania pól i przycisków akceptacji,
- Ręczne, dowolne układanie pól, przycisków na formularzu,
- Możliwość korzystania z predefiniowanych typów pól,
- Dynamiczny podgląd powstającego formularza.