Rozdział 2.1. Ogólny opis

Przeznaczenie
Plus Workflow jest systemem informatycznym służącym do zarządzania procesami biznesowymi przedsiębiorstw różnych branż. Spełnia on wymagania przedsiębiorstw produkcyjnych, usługowych, jednostek administracji publicznej oraz służby zdrowia.

Elementy systemu
Pełen pakiet sytemu zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow obejmuje:
Serwer Systemu Plus Workflow, który odpowiada za realizację wszystkich funkcji systemu, sterowanie przebiegami procesów, współpracę z bazami danych i zintegrowanym archiwum dokumentów elektronicznych.
Edytor Procesów Plus Workflow, który stanowi odrębną aplikację służącą do modelowania uprzednio zoptymalizowanych procesów.
System współpracuje z aplikacjami skanującymi i aplikacjami OCR wiodących dostawców na rynku. Licencje na te aplikacje nie są objęte licencją na System Plus Workflow.

Mapa procesu
System działa w oparciu o mapę procesu, która stanowi graficzne odzwierciedlenie wszystkich działań wchodzących w skład procesu. Modelowanie procesu wykonuje się z poziomu Edytora Procesów Plus Workflow.

Zasada działania
Z technicznego punktu widzenia system informatyczny Workflow jest instalowany i konfigurowany na serwerze umiejscowionym w przedsiębiorstwie bądź na serwerze firmy zewnętrznej (BPO: business process outsourcing). Użytkownicy tego typu systemu łączą się do niego za pomocą przeglądarki internetowej z wykorzystaniem sieci informatycznej (np. LAN). Główna część konfiguracji systemu odzwierciedlona jest w mapie procesu zgodnie z którą zadania są przekazywane pomiędzy kolejnymi Użytkownikami systemu. System steruje zatem zadaniami zgodnie z wczytaną mapą procesu, która zawiera nie tylko informacje o przebiegu procesu ale również informacje o definicji elektronicznego formularza na każdym z etapów (m.in. nazwy, typy i funkcjonalność pól czy przycisków), możliwych przejść procesu, interakcjach ze systemami zewnętrznymi, atrybutami czy funkcjami dodatkowymi. Każdy etap prowadzonego w systemie procesu związany jest z odpowiednim stanowiskiem organizacyjnym, rolą biznesową oraz z zadaniami (funkcjami) zaplanowanymi do wykonania na tym stanowisku. „Elektroniczne" procesy wykonywane są zatem według wcześniej ustalonego modelu, a każdy użytkownik systemu Workflow biorący udział w procesie posiada dostęp do indywidualnej skrzynki zadań do wykonania. Po wykonaniu zadania na danym stanowisku organizacyjnym (użytkownika systemu Workflow) kolejne zadanie, stanowiące następny etap procesu, wykonywane jest przez następnego użytkownika. W systemie może być realizowanych wiele różnych procesów biznesowych. Model procesu, który jest podstawą funkcjonowania systemu jest opracowywany w oparciu o podstawowe symbole notacji BPMN w wewnętrznym edytorze systemu Workflow. Technicznym plikiem wynikowym jest plik w formacie XPDL.

Prosty interfejs użytkownika
Interfejs użytkownika Systemu Plus Workflow został zaprojektowany w taki sposób, aby wybór funkcji i opcji był intuicyjny. Dlatego zawiera on podobne do wielu popularnych aplikacji okna dialogowe, paski narzędzi, pozycje menu. W większości przypadków sposób użycia myszki, klawiatury dla wykonywania różnych czynności związanych z obsługą systemu jest identyczny z konwencjami przyjętymi w systemach klasy Windows.

Rozdział 2.2. Podstawowe funkcjonalności systemu

System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow swym zakresem obejmuje wyszczególnione poniżej funkcjonalności.

• Dostęp do indywidualnej skrzynki zadań z poziomu przeglądarki internetowej
• Odzwierciedlenie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie
• Indeksowe wyszukiwanie procesów, zadań i dokumentów
• Zintegrowane elektroniczne archiwum dokumentów
• Możliwość ergonomicznego profilowania interfejsu użytkownika
• Zaawansowane skanowanie i odczyt dokumentów
• Integracja z LDAP/Active Directory
• Szerokie możliwości eksportu danych (do formatów: csv, xls, xml, pdf, rtf)
• Otwarty interfejs programistyczny API (Java, WebService) – pełna integralność z systemami klasy ERP
• Możliwość nawigacji pomiędzy poszczególnymi obszarami działań systemu za pomocą pozycji menu i przycisków
• Przenoszenie informacji z przeglądarki do innych aplikacji okienkowych za pomocą metody kopiuj/wklej
• Możliwość pobrania linku do dokumentu, który można wstawić w mailu, komentarzu, itp. a który prowadzi do tego konkretnego dokumentu w archiwum
• Wprowadzenie belki komunikatów w której użytkownikom wyświetlane mogą być zdefiniowane informacje:
  • Wiadomość o utworzeniu zadania o następnego użytkownika
  • Wiadomość o zakończenia zadania realizowanego przez użytkownika
  • Wiadomość o zakończeniu procesu w którym brał udział użytkownik
  • Dowolna informacja od administratora lub systemu
• Możliwość umieszczania linków w komentarzu
• Obsługa wielu modułów systemu (opcjonalnie dla każdego klienta)
• Dynamicznie budowany formularz zadania w oparciu o szablon przygotowany w edytorzy procesów
• Wtyczka do Outlook'a 2010 zapewniająca:
  • prezentację listy zadań systemu Plus Workflow w pasku menu aplikacji Microsoft Outlook
  • możliwość realizacji zadań od razu po odebraniu maila powiadamiającego z systemu Plus Workflow bez konieczności logowania się z poziomu przeglądarki internetowej
  • rozpoczęcie procesu z poziomu MS Outlook
  • dodawanie dokumentów do procesu
  • dodawanie dokumentów do archiwum
  • możliwość śledzenia historii wykonywanych zadań
• Zarządzanie licencją systemu Plus Workflow umożliwiające:
  • określenia maksymalnej liczby użytkowników w systemie: nazwanych, jednoczesnych
  • tworzenie licencji czasowych
  • określenie maksymalnej liczby typów procesów
  • określenie poszczególnych typów procesów (np. po identyfikatorach procesów)
• Konfigurowalny dashboard, w którym można osadzać inne dostępne komponenty – konfigurowalny pulpit Użytkowników
  
  

Rozdział 2.3. Korzyści ze stosowania Plus Workflow

Automatyzacja procesów
Wiele działań wchodzących w skład procesu wykonywanych jest w sposób automatyczny, nie wymagający ingerencji ani zaangażowania człowieka. System automatycznie dba o zachowanie kolejności wykonywanych zadań.

Koordynacja przepływu procesów
Plus Workflow usprawnia koordynację przepływu procesów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, gdyż wymusza on tok pracy według mapy procesu. Eliminuje on tzw. zjawisko bezwładności w organizacji czyli jej dążenie do powrotu do sposobu realizacji procesów przed ich optymalizacją.

Eliminacja zbędnych działań
Plus Workflow eliminuje wiele działań, które nie tworzą wartości dla klienta, np. oczekiwanie na dokumenty, powtarzanie tej samej prostej czynności za każdym przepływem procesu itp. Poprawia zatem efektywność procesów, co bezpośrednio przekłada się na obniżenie ich kosztów.

Uniezależnienie od lokalizacji
Plus Workflow pozwala na realizację działań w ramach procesu niezależnie od fizycznej lokalizacji wykonawcy. Jest to możliwe dzięki dostępowi do systemu z poziomu przeglądarki internetowej. Skraca to czas realizacji zadań.

Szybki dostęp do informacji
Plus Workflow ułatwia dostęp do wymaganych przez użytkownika informacji oraz usprawnia komunikację pomiędzy uczestnikami procesów.

Narzędzia analityczne
Plus Workflow poszerza możliwości analizy przebiegu procesów dzięki narzędziom pozwalającym na generowanie wielorakich raportów i statystyk dotyczących np. obciążeń poszczególnych stanowisk organizacyjnych, czasów realizacji operacji i różnych sekwencji procesów. Dane te są istotne dla kierownictwa średniego i wyższego szczebla zarządu w celu bieżącego monitorowania i optymalizacji procesów.

Bezpieczeństwo danych i plików
Plus Workflow ogranicza dostęp do informacji oraz zadań tylko do uprawnionych użytkowników. Całość danych zgromadzonych w systemie może być dodatkowo archiwizowana, dzięki czemu dokumenty i zawarte na nich informacje są odtwarzalne. System zapewnia szyfrowanie transmisji danych, ochronę plików oraz struktury katalogów.