Rozdział 6.1. Realizacja zadań

Rozdział 6.1.1. Obsługa tabel w systemie

System Plus Workflow zbudowany jest w głównej mierze z tabel, dane są pogrupowane tworząc różnego typu zestawienia. Dlatego bardzo ważne jest, aby Użytkownik przed przystąpieniem do pracy z systemem dobrze przeanalizował sposób w jaki należy korzystać z tabel. Dla przykładu poniżej znajduje się zrzut ekranu jednej z tabel jaka występuje w systemie (Rysunek 6.1.).

Rysunek 6.1. Przykładowa tabela 1

Tabele w systemie Plus Workflow różnią się tylko jednym elementem - niektóre posiadają tylko jeden przycisk akcji (kolumna Akcja), a niektóre kilka. W zależności od tego istnieją dwie metody uruchomienia akcji, czyli przejście na kolejny etap pracy w tabeli.

Gdy w tabeli znajduje się tylko jeden przycisk akcji (Rysunek 6.1.), Użytkownik może najechać na dowolne miejsce wiersza, aż zostanie on podświetlony. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy spowoduje, że wyświetli się kolejny ekran, czyli nastąpi akcja Wejście.

Gdy w tabeli znajduje się kilka przycisków akcji (Rysunek 6.2.), obsługa tabeli trochę się różni. W tym przypadku gdy Użytkownik chce wykonać dalsze działania powinien najechać kursorem myszy na konkretne słowo w kolumnie Akcje spośród dostępnych (w przykładzie są to: Szczegóły, Statusy oraz Przypisania) aż zostanie ono podświetlone. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy spowoduje przejście do kolejnego ekranu systemu.

Rysunek 6.2. Przykładowa tabela 2

Obsługa tabel to nie tylko przyciski akcji, ale również przyciski pomagające w nawigacji między poszczególnymi stronami tabeli (Tabela 11.).

Tabela 11. Opis przycisków tabeli

 

Większość tabel w systemie Plus Workflow można eksportować do wybranych formatów zapisu: CSV, Excel, XML, PDF, RTF. Opcję tą umożliwia zamieszczony na dole ekranu (zawsze poniżej tabeli) pasek Opcje eksportu (Rysunek 6.3.).

Rysunek 6.3. Przykładowa tabela 3

Korzystając z systemu Plus Workflow warto również zwrócić uwagę na możliwość sortowania danych w tabeli. Sortowanie to polega na ułożeniu danych w porządku alfabetycznym lub w porządku chronologicznym. Przy nagłówkach kolumn w tabelach niekiedy znajduje się symbol strzałki, który to umożliwia. Strzałka skierowana ku górze oznacza sortowanie rosnące, tzn. od najmniejszej wartości (początek alfabetu/najaktualniejsza data), natomiast skierowana w dół oznacza sortowanie malejące, tzn. od największej wartości (koniec alfabetu/ najbardziej odległa data). Symbol ten występuje m. in. w kolumnie Nazwa procesu, Data.

Cechą niezmienną, która pojawia się przy widoku każdej tabeli jest informacja dotycząca ilości pozycji ogółem znajdujących się w tabeli. Tuż nad tabelą znajduje się napis z tą informacją: Liczba znalezionych zadań/ procesów/ zastępstw itd. w zależności od tego czego dana tabela dotyczy.

System Plus Workflow jest zaprojektowany w taki sposób, aby można było niektóre operacje wykonywać za pomocą skróty klawiszowych:

• Tabulacja (Tab) – przechodzenie przez pola formularza/tabelki dynamicznej,
• Insert (Ins) – nowy wiersz,
• Delete (Del) – usunięcie wiersza.

Skróty te działają na polach w tzw. tabelach dynamicznych. 

Rozdział 6.1.2. Obsługa formularzy w systemie

Formularze w systemie Plus Workflow posiadają szereg narzędzi ułatwiających pracę, warto aby Użytkownik z nimi się zapoznał przed rozpoczęciem pracy z systemem.

Pola domyślnie uzupełniane m.in. o:

• Aktualną datę (Rysunek 6.4.), tworząc każdy proces zawsze ustawi się aktualna data, którą można zmienić za pomocą przycisku Kalendarz ( ), jeżeli data aktualna jest niewłaściwa.

Rysunek 6.4. Autouzupełnianie pola data

• Aktualną godzinę (Rysunek 6.5.), wszystkie zadania jakie wykonuje Użytkownik mają zapisane dokładną godzinę wykonania każdej operacji. Użytkownik nie ma możliwości ingerencji w to ustawienie.

Rysunek 6.5. Autouzupełnianie godziny

• Dane zalogowanego Użytkownika (Rysunek 6.6.), system automatycznie zapisuje dane osoby wykonującej zadania.

Rysunek 6.6 Autouzupełnianie danych użytkownika

Listy rozwijane

• Wybór z listy (Rysunek 6.7.), Użytkownik może wybrać tylko jedną dostępną opcję z listy rozwijanej. Po podświetleniu preferowanego rekordu, Użytkownik wybiera opcję klikając lewym przyciskiem myszy.

Rysunek 6.7. Lista rozwijana z możliwością jednokrotnego wyboru

 

• listy rozwijane w tabelach dynamicznych (Rysunek 6.8.), zasada działania listy jest identyczna z tą różnicą, że stanowi ona jedną z kolumn tabeli dynamicznej.

Rysunek 6.8. Lista rozwijana w tabeli dynamicznej

Przycisk jednokrotnego wyboru (tzw. Radio button), za pomocą tego narzędzia zostało stworzone pole w którym użytkownik ma do wyboru dwie lub więcej opcji, ale może wybrać tylko i wyłącznie jedną z nich. Przykład - wybór dokumentu korygującego, powoduje wykluczenie wyboru dokumentu kosztowego (Rysunek 6.9.).

Rysunek 6.9. Pole typu Radio button

Pole wielokrotnego wyboru (tzw. Check box) pole umożliwiające wybór dowolnej liczby parametrów poprzez oznaczenie ich (√) co zostało zaprezentowane na Rysunku 6.10.

 
Rysunek 6.10. Pole wyboru

System umożliwia również zaznaczenie wszystkich pól bez konieczności oznaczania każdego z osobna. Nad wszystkimi okienkami przypisanymi do konkretnych pozycji znajduje się okno, którego oznaczenie spowoduje automatyczne zaznaczenie wszystkich okien na formularzu (Rysunek 6.11.).

 
Rysunek 6.11. Pole wielokrotnego wyboru

Okno wyboru (pobiera dane z baz danych firmy). Przycisk ten znajduje się przy pozycjach formularza, które wymagają danych np. o klientach, dostawcach (Rysunek 6.12.). Często tego typu dane są zapisane w bazach danych firmy. Przycisk ten umożliwia eksport danych do formularza.

Rysunek 6.12. Symbol tabeli z danymi

Po kliknięciu w przycisk okna wyboru na ekranie Użytkownika pojawi się tabela z danymi (Rysunek 6.13.). Wszystkie kolumny tabeli można sortować rosnąco lub malejąco. Dodatkowo Użytkownik może wybrać, które z kolumn mają być widoczne. Kliknięcie w pole Kolumny spowoduje wyświetlenie wszystkich nazw kolumn z możliwością ich odznaczenia, jeśli Użytkownikowi wszystkie dane nie są potrzebne.

Rysunek 6.13. Widok danych z okna wyboru

Jeżeli po zastosowaniu filtracji wyników nadal jest dużo, Użytkownik może przeszukać tabelę za pomocą przycisków, które znajdują się w lewym dolnym rogu okna (sposób obsługi tych przycisków został zaprezentowany w Rozdziale 6.1.1. , Tabela 11.).
Wybór danej następuje w momencie najechania na odpowiedni wiersz w której ta dana się znajduje oraz dwukrotne (szybkie) kliknięcie w niego, wówczas automatycznie zostają uzupełnione kolejne pola (Rysunek 6.14.).

Rysunek 6.14. Autouzupełnione dane z tabeli

Jeżeli Użytkownik zorientuje się, że została zaznaczona błędna dana w tabeli przez co formularz został źle wypełniony, można cofnąć wprowadzone dane dzięki przyciskowi znajdującemu się poniżej - Wyczyść pole zapotrzebowania ( ).

Kalendarz, w systemie Plus Workflow przy każdym polu w którym jest do wpisania data zostały zaprojektowane kalendarze (Rysunek 6.15.). Jest to proste i intuicyjne narzędzie wspomagające wypełnianie formularzy. Wybór daty następuje poprzez wybranie jej jednorazowym kliknięciem. Za pomocą strzałek obok nazwy miesiąca można wybrać odpowiedni miesiąc oraz rok.

Rysunek 6.15. Widok kalendarza

Podgląd dokumentów procesu (Rysunek 6.16.), ta funkcja pozwala Użytkownikowi podgląd bieżących dokumentów procesu. Na pulpicie Użytkownik ma jednocześnie wszystkie dane o procesie, a także dokument, który został do niego dołączony.

Rysunek 6.16. Podgląd dokumentu procesu

Pole samo aktualizacji (tzw. auto update), w systemie tego typu polem jest okno dotyczące kwot netto. Uzupełniając kwotę netto, podając walutę (inną niż PLN) i jej aktualny kurs, system automatycznie przeliczy tą wartość podając kwotę netto w wybranej walucie. Rysunek 6.18. jest zestawieniem pól przed i po samo aktualizacji pól. Z lewej strony Użytkownik zakończył uzupełnianie pól w miejscu Kurs waluty, po wciśnięciu klawisza Enter ukazuje się ekran jak po prawej stronie - Kwota netto po przeliczeniu waluty jest uzupełniona.

Rysunek 6.17. Pole samo aktualizacji

Mechanizmy walidacji, system posiada rozbudowane możliwości walidacji poszczególnych pól, dzięki czemu każda wprowadzona wartość może zostać zweryfikowana pod kątem różnych kryteriów:

• wymagalność pola (Rysunek 6.19.), w praktyce oznacza to, że walidacja następuje gdy Użytkownik nie uzupełni pól oznaczonych czerwoną gwiazdką przy nazwie pola (*). W tym przypadku pojawi się komunikat walidacji - „To pole jest wymagane".

Rysunek 6.18. Walidacja (wymagalność pola)

 

• właściwy format wprowadzonych danych (Rysunek 6.20.), komunikat ten występuje w przypadku, gdy Użytkownik wpisze w pole wartość, która jest błędna, wówczas pojawi się komunikat walidacji - „Lista rozwijana posiada nieprawidłową wartość".

Rysunek 6.19. Walidacja (właściwy format wprowadzonych danych)

Dodawanie komentarzy jest dostępne z poziomu Zadania do wykonania. Pod formularzem zmiennych związanych z wykonaniem konkretnego zadania znajduje się formularz i lista dodanych komentarzy (Rysunek 6.21.).

Rysunek 6.21. Widok formularza z opcją Dodaj nowy komentarz

Kliknięcie na przycisk Dodaj nowy komentarz powoduje uruchomienie pola dodawania komentarza, w którym Użytkownik może dodać dowolny tekst. Wybór przycisku Dodaj, zlokalizowanego pod polem dodawania tekstu spowoduje dołączenie komentarza do listy komentarzy wcześniej wprowadzonych. Lista komentarzy znajduje się pod polem wprowadzania tekstu.

Użytkownik może usunąć dołączony przez siebie komentarz, nie może natomiast usunąć komentarza dodanego przez innego użytkownika. Usuwanie następuje za pomocą przycisku X w kolumnie Akcja, która się znajduje na końcu wiersza (Rysunek 6.22.).

Rysunek 6.22. Formularz z listą dodanych komentarzy

Rozdział 6.1.3. Dostęp do zadania

Dostęp do zadania jest możliwy na kilka sposobów:

• z poziomu domyślnie otwieranego okna skrzynki zadań

System Plus Workflow domyślnie przechodzi do skrzynki zadań do wykonania po zalogowaniu się. Wyświetla on listę zadań, które dany Użytkownik jest zobowiązany wykonać (Rysunek 6.23.). Dostęp do konkretnego zadania Użytkownik uzyskuje klikając na podświetlający się w momencie najechania kursorem wiersz opisujący zadanie bądź poprzez kliknięcie na napis Wykonaj umieszczony na końcu wiersza opisującego dane zadanie.

Rysunek 6.23. Widok listy zadań dla Użytkownika

 

• z poziomu zakładki zadania

Użytkownik uzyskuje dostęp do skrzynki zadań do wykonania wybierając opcję Menu użytkownika Zadania (jeśli posiada uprawnienia do tej opcji). Kolejno przechodzi do widoku indywidualnej skrzynki zadań do wykonania, w której uwidoczniona jest lista zadań. Wybór konkretnego zadania odbywa się w sposób analogiczny do opisanego powyżej.

• z poziomu Kalendarza

Wybierając z menu użytkownika Kalendarz Użytkownik uzyskuje dostęp do widoku kalendarza, w którym system domyślnie wyświetla zadania otwarte do wykonania w poszczególnych dniach. Klikając na wybrane zadanie Użytkownik uzyskuje dostęp do formularza wskazanego zadania. Użytkownik może znaleźć zadania posługując się statusami zadań (zadanie otwarte, przyszłe, zakończone, o przekroczonym terminie zakończenia). Wyszukiwanie zadania polega na wybraniu odpowiedniego statusu zadania ( np. Pokaż otwarte zadania) i wciśnięciu przycisku Pokaż.

• z poziomu Widoków

Rozdział 6.1.4. Wyszukiwanie zadań

Metodą znalezienia zadań do wykonania (otwartych) lub zadań wykonanych jest wykorzystanie formularza wyszukiwania zadań i procesów (Rysunek 6.24.). Dostęp do tego formularza można uzyskać poprzez wybór opcji Wyszukiwanie w menu użytkownika.

Rysunek 6.24. Widok formularza Wyszukiwania zadań i procesów

Wszystkie parametry dotyczące szukanych zadań określa się w części formularza oznaczonej etykietą „Nagłówek zadania". Do dyspozycji Użytkownik ma następujące słowa kluczowe: Nazwa zadania, Status zadania, Użytkownik, Data rozpoczęcia, Data zakończenia oraz Przekroczenie terminu.
Dodatkowo Użytkownik może ograniczyć wyniki wyszukiwania korzystając z opcji: Tylko zadania do wykonania oraz Tylko moje zadania (aktualnie zalogowanego Użytkownika).
Wyszukiwanie zadań odbywa się poprzez wpisanie wymaganej wartości w pole odpowiadające określonemu słowu kluczowemu, a następnie poprzez wybranie przycisku Szukaj.
Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w procesie wyszukiwania, jakiego typu informację mają się znaleźć w wynikach wyszukiwania. Odbywa się to poprzez zaznaczenie pola do wyświetlenia w formularzu wyszukiwania.

Rozdział 6.1.5. Wykonywanie zadań

Zakres działań związanych z konkretnym zadaniem do wykonania jest zależny od typu procesu oraz rodzaju pracy związanych z danym etapem procesu. W związku z tym formularz Zadania do wykonania widoczny dla określonego Użytkownika może różnić się od formularza przedstawionego na Rysunku 6.21. Kolejność oraz zakres działań związanych z wykonaniem określonego zadania jest przedstawiony w Opisie zadań do wykonania (Rysunek 6.25.). Informacje te można wyświetlić klikając na zakładkę Opis znajdującą się w górnej części formularza zadania.

Rysunek 6.25. Opis zadań do wykonania

Użytkownik zobowiązany jest wykonać wszystkie działania zgodnie z instrukcją. Po zakończeniu wszystkich działań Użytkownik potwierdza wykonanie zadania wybierając klawisz Zatwierdź, znajdujący się pod formularzem Zmiennych dostępnych dla użytkownika. Zadanie znika wówczas ze skrzynki Zadań do wykonania danego użytkownika.

Rozdział 6.2. Praca z dokumentami

Rozdział 6.2.1. Wyszukiwanie typów dokumentów

Wyszukiwanie dokumentów należących do poszczególnych klas (typów) dokumentów odbywa się z pozycji archiwum dokumentów. Użytkownik uzyskuje dostęp do listy klas dokumentów zgromadzanych w archiwum poprzez wybór opcji Archiwum z Menu użytkownika (Rysunek 6.26.).

Rysunek 6.26. Widok klas dokumentów

System domyślnie prezentuje listę dostępnych dla użytkownika klas (typów) dokumentów. Wyszukiwanie dokumentu rozpoczyna się od wyboru określonej klasy, do której wyszukiwany dokument należy, poprzez przejście do opcji Wejdź znajdującej się na końcu wiersza opisującego klasę.

System wyświetla formularz pozwalający na wybranie i wprowadzenie wartości do pól parametrów wyszukiwania danego typu dokumentu. Typy parametrów wyszukiwania, czyli dobór słów kluczowych uzależniony jest od wcześniej zdefiniowanych, na poziomie administratora systemu, indeksów. Zatem przedstawiony na Rysunku 6.27. formularz wyszukiwania może różnić się od wyświetlanego formularza na ekranie danego Użytkownika.

Rysunek 6.27. Widok formularza Wyszukiwania klas dokumentów w Archiwum

Użytkownik może wyszukiwać dokumenty za pomocą następujących parametrów: Nr dokumentu, Id dokumentu, NIP Dostawcy, Dostawca, Data wpływu, Data wystawienia faktury, Termin płatności, Kwota netto, Kwota brutto, Waluta, Data dokumentu oraz Właściciel.

Przed polami z Datą oraz Kwotami znajdują się listy rozwijane z symbolami.

Przed polami z Datą symbole z listy rozwijanej oznaczają:

• > daty, które następują po wskazanym terminie,
• >= daty, które następują po wskazanym terminie oraz we wskazanym terminie,
• = dokładnie wskazana data,
• < daty, które następują przed wskazanym terminem,
• <= daty, które następują przed wskazanym terminem oraz we wskazanym terminie.

Natomiast symbole z listy rozwijanej tuż przed polami dotyczącymi Kwoty brutto oraz netto oznaczają odpowiednio:

• > kwota większa od podanej,
• >= kwota większa od podanej lub równa podanej kwocie,
• = tylko podana kwota,
• < kwota mniejsza od podanej,
• <= kwota mniejsza od podanej lub równa podanej kwocie.

Przy wypełnianiu pola daty, Użytkownik powinien skorzystać z przycisku Kalendarza, znajdującym się po prawej stronie pola. Po wyświetleniu kalendarza Użytkownik wybiera określoną datę, natomiast jeśli nastąpi pomyłka, Użytkownik może wprowadzić datę ponownie po wciśnięciu przycisku Czyść.

Wyszukiwanie zakresowe dotyczy indeksów typu tekstowego, liczbowego, data oraz data i czas i pozwala na wyszukiwanie wartości z zadanego przedziału. Przedziały traktowane są jak większy równy (dla pola od) oraz mniejszy równy (dla pola do).

Rysunek poniżej przedstawia formularz wyszukiwania z uwzględnieniem wyszukiwania zakresowego.

Ikona z zielonymi strzałkami służy do zmiany trybu wyszukiwania. Przedstawione na rysunku pola formularza to domyślny widok dla indeksów obsługujących wyszukiwanie zakresowe. Dla indeksu typu tekstowego domyślnym trybem jest tryb wyszukiwania pojedynczej wartości, a dla indeksów liczbowych i datowych jest to wyszukiwanie zakresowe. 

Jeżeli oczekuje się wyświetlania wyników wyszukiwania wszystkich danych, można to zrobić poprzez oznaczenie pierwszego okienka pod nazwą kolumny Wyświetl kolumnę w wynikach wyszukiwania. Natomiast jeżeli są potrzebne tylko kilka z wymienionych danych, Użytkownik może je wskazać poprzez ich oznaczenie (√ „ptaszka").

Po wprowadzeniu wartości w pola formularza wyszukiwania należy wybrać przycisk Szukaj, który uruchomi operację wyszukiwania.
Jeżeli Użytkownik nie zna danych ograniczających wyszukiwanie, może nie wpisywać żadnych danych i od razu przejść do opcji Szukaj, wówczas zostaną wyświetlone wszystkie dostępne dokumenty (Rysunek 6.28.).

Rysunek 6.28. Widok wyników wyszukiwania klas dokumentów

Jako wynik wyszukiwania system wyświetla listę dokumentów spełniających parametry wyszukiwania. Kolumna Inf. pozwala na szybki dostęp do najważniejszych danych dokumentu bez konieczności otwierania go. Po wciśnięciu przycisku będącego w tej kolumnie następuje wyświetlenie najistotniejszych informacji o dokumencie (Rysunek 6.29.).

Rysunek 6.29. Informacje o dokumencie

 

Jeśli w administracji elektronicznego archiwum utworzone zostało powiązanie pomiędzy klasami dokumentów użytkownik dostanie możliwość podglądu dokumentów powiązanych z wybranym dokumentem. Dostęp do powiązanych dokumentów możliwy będzie po wciśnięciu białej ikony w kolumnie Inf. Liczba obok ikony sygnalizuje ile powiązanych dokumentów zostało znalezionych. Przedstawia to rysunek poniżej.

Powiązane dokumenty mają takie same wartości określonych w konfiguracji indeksów jak wyszukany w archiwum dokument. 

Po wciśnięciu ikony z dokumentami powiązanymi wyświetli się okienko zawierające panele reprezentujące konkretne klasy dokumentów wraz z liczbą dokumentów powiązanych przynależnych do danej klasy. Prezentuje to poniższy rysunek.

Po rozwinięciu danej klasy wyświetlona zostanie tabelka której wiersze reprezentują powiązane dokumenty. Prezentują to poniższe rysunki.

 

Każdy wiersz tabelki zawiera wartości określonych w konfiguracji indeksów opisujących dokument, oraz ikony pozwalające na uzyskanie informacji o dokumencie, wyświetlenie dokumentu w nowym oknie oraz wyświetlenie okna z dokumentami powiązanymi dla tego dokumentu. 

Klikając na nagłówek kolumny można posortować dokumenty po konkretnym indeksie.

Dostęp do dokumentów odbywa się poprzez wybranie przycisku Pokaż znajdującego się na końcu wiersza opisującego dokument lub poprzez kliknięcie na podświetlający się wiersz opisujący dany dokument. Użytkownik ma również do dyspozycji takie akcje jak: Zmień, Usuń, Pobierz do zmiany. Wynik wyszukiwania można eksportować do programów o określonych formatach zapisu za pomocą paska Opcje eksportu, który znajduje się poniżej tabeli.

Po wybraniu opcji Pokaż użytkownik również otrzyma dostęp do dokumentów powiązanych, jeśli powiązanie zostało zdefiniowane. Dokumenty te dostępne są w zakładce "Dokumenty powiązane". Zawartość i funkcjonalność tej zakładki jest taka sama jak okienka opisanego wyżej. Podgląd dokumentu wraz z powiązanymi dokumentami prezentuje poniższy rysunek. 

Rozdział 6.2.2. Wyszukiwanie Zestawów dokumentów

Wyszukiwanie dokumentów powiązanych ze sobą, np. dotyczących tego samego klienta, projektu, pracownika odbywa się z pozycji Archiwum dokumentów. Po przejściu do opcji Archiwum należy wybrać zakładkę Zestawy dokumentów. Spowoduje to wyświetlenie listy dostępnych dla danego Użytkownika zestawów dokumentów (Rysunek 6.30.).

 
Rysunek 6.30. Widok Zestawów dokumentów

Wybór określonego zestawu odbywa się poprzez kliknięcie na podświetlający się wiersz opisujący dany typ zestawu dokumentów lub poprzez wybranie opcji Wejdź znajdującej się na końcu tego wiersza. Wybór określonego zestawu dokumentów powoduje wyświetlenie formularza wyszukiwania dokumentów składających się na dany zestaw. Wypełnienie pól formularza pozwala na zawężenie parametrów wyszukiwania.

Zestaw dostępnych dla danego zestawu słów kluczowych stanowiących parametry wyszukiwania jest określony z pozycji administratora systemu i może być różny. Po wprowadzeniu wartości w pola formularza wyszukiwania należy wybrać przycisk Szukaj, który uruchomi operację wyszukiwania. W fazie określania parametrów wyszukiwania Użytkownik może określić, które pola mają zostać wyświetlone w wynikach wyszukiwania. Odbywa się to poprzez oznaczenie znacznika (√) przy polu formularza, które ma się znaleźć w wynikach wyszukiwania.

 

Rysunek 6.31. Widok wyszukiwania Zestawów dokumentów

 

Wyszukiwanie zakresowe dotyczy indeksów typu tekstowego, liczbowego, data oraz data i czas i pozwala na wyszukiwanie wartości z zadanego przedziału. Przedziały traktowane są jak większy równy (dla pola od) oraz mniejszy równy (dla pola do).

Rysunek poniżej przedstawia formularz wyszukiwania z uwzględnieniem wyszukiwania zakresowego.

Ikona z zielonymi strzałkami służy do zmiany trybu wyszukiwania. Przedstawione na rysunku pola formularza to domyślny widok dla indeksów obsługujących wyszukiwanie zakresowe. Dla indeksu typu tekstowego domyślnym trybem jest tryb wyszukiwania pojedynczej wartości, a dla indeksów liczbowych i datowych jest to wyszukiwanie zakresowe. 

Jako wynik wyszukiwania system wyświetla listę dokumentów spełniających parametry wyszukiwania. Dostęp do dokumentów odbywa się poprzez kliknięcie na podświetlający się wiersz opisujący dany dokument.

Rozdział 6.2.3. Wyszukiwanie dokumentów związanych z procesami

Dostęp do dokumentów związanych z procesami Użytkownik może uzyskać w sposób opisany w poprzednich dwóch punktach tego rozdziału lub poprzez wykorzystanie opcji Wyszukiwanie.
Wybierając z listy wyników wyszukiwania dany proces, Użytkownik uzyskuje dostęp do historii procesu przedstawionej w postaci listy zadań, które zostały zrealizowane (Rysunek 6.32.).

Rysunek 6.32. Historia procesu

Wyświetlając Szczegóły wybranego z listy zadania Użytkownik uzyskuje dostęp do listy dołączonych dokumentów związanych z zadaniem lub procesem (Rysunek 6.33.).

Rysunek 6.33. Lista dołączonych dokumentów procesu

Klikając na przycisk Pokaż obraz Użytkownik uzyskuje dostęp do widoku szukanego dokumentu.

Rozdział 6.2.4. Wyświetlanie dokumentów

Niezależnie od metody wyszukiwania dokumentów tzn. z poziomu Archiwum czy z poziomu Wyszukiwanie, Użytkownik może wyświetlić dokument klikając na przycisk Pokaż obraz znajdujący się na końcu wiersza opisującego dany typ dokumentu.

Rozdział 6.2.5. Drukowanie dokumentów

Funkcję drukowania dokumentów posiadają tylko użytkownicy, którzy mają do niej uprawnienia nadane przez administratora systemu. W celu wydrukowania dokumentu należy wyszukać dokument jedną z wyżej wymienionych metod oraz go wyświetlić. W przypadku, gdy dokument zostanie wyświetlony w aplikacji źródłowej (w tej w której został stworzony), drukowanie należy przeprowadzić zgodnie z metodą wymaganą przez tą aplikację. W przypadku wyświetlenia dokumentu przez aplikację stanowiącą część Plus Workflow należy wybrać przycisk DRUKUJ ZNALEZIONE DOKUMENTY (Rysunek 6.34.).

Rysunek 6.34. Drukowanie dokumentów

Kolejnym krokiem jest automatyczne pobranie wyszukanych dokumentów na dysk komputera, wówczas można wyświetlić je i ustawić parametry drukowania.

Rozdział 6.2.6. Dodawanie dokumentów

• do Archiwum

Dodawanie dokumentów do zintegrowanego Elektronicznego archiwum dokumentów odbywa się poprzez wybranie opcji Archiwum, a następnie poprzez wybranie zakładki Dodaj dokument.
Na ekranie Użytkownika pojawia się formularz dodawania dokumentów do archiwum. Użytkownik uzupełnia kolejno pola, w pierwszej kolejności dodaje dokument procesu. W pole Opis pliku należy wpisać ogólną informację pozwalającą na identyfikację dokumentu. Dany Użytkownik może dodać tylko te typy dokumentów, do których jest upoważniony (Rysunek 6.35.). W polu Klasa dokumentu należy wybrać typ dokumentu jaki zostanie dodany do Archiwum.

Rysunek 6.35. Formularz dodawania dokumentów do Archiwum

Na podstawie wybranej klasy dokumentu system wyświetla listę indeksów, które opisują dany dokument (Rysunek 6.36.).

Rysunek 6.36. Indeksy dokumentu

Indeksy stanowią zestaw unikalnych cech opisujących dokument danej klasy, tzn. , że indeksy dla dokumentu klasy Faktury różnią się indeksów dokumentów innej klasy np. Wnioskowania o urlop. Użytkownik wypełnia pola w staranny sposób, aby dokument był rzetelnie opisany. Jest to szczególnie pomocne przy późniejszym wyszukiwaniu dokumentów.

Jeżeli dokument procesu jest dodawany po raz pierwszy, wówczas nie oznacza się pola znajdującego się poniżej indeksów Zapisz jako nową wersję dokumentu, jeśli powtarzają się indeksy, ponieważ domyślnie jest ustawiane jako najnowsza wersja. Funkcja ta służy do oznaczenia, gdy Użytkownik doda np. korektę faktury, wówczas konieczne jest oznaczenie tego pola, poprzez odhaczenie (√).

Po wskazaniu lokalizacji pliku do zarchiwizowania w elektronicznym archiwum, uzupełnieniu opisu pliku oraz pól indeksów dokument należy zapisać wybierając przycisk Dodaj dokument.

• Do Archiwum z poziomu procesu

Dodawanie dokumentów do procesu odbywa się z poziomu formularza Zadania do wykonania. Formularz zadania do wykonania zawiera zakładkę Dokumenty procesu. Istnieją trzy metody dodawania dokumentów: z dysku (Rysunek 6.37.), z archiwum (Rysunek 6.38.) oraz za pomocą szablonu (rysunek 6.39.).

Rysunek 6.37. Formularz dodawania dokumentów z dysku

Pierwsza metoda Dołącz z dysku polega na wybraniu odpowiedniego dokumentu z dysku komputera za pomocą przycisku Przeglądaj. Pojawi się standardowe okno wyszukiwania dokumentu na komputerze, przyciskiem Otwórz potwierdza się dołączenie tego dokumentu.

Rysunek 6.38. Formularz dodawania dokumentu procesu z archiwum

Druga opcja pozwala na dodawanie do obiegu dokumentu, który jest już zapisany w elektronicznym archiwum dokumentów lub dołączenie do obiegu i zarchiwizowanie dokumentu. Należy wybrać zakładkę Dołącz z archiwum, a następnie wybrać klasę dokumentu, który ma zostać dodany do obiegu. Kolejno system wyświetli listę indeksów, które pozwolą na wyszukanie dokumentu, który ma zostać dołączony. W przypadku pozostawienia pól bez wypełnienia i wybraniu przycisku Szukaj, system wyświetli listę wszystkich dostępnych w archiwum dokumentów. Użytkownik może obejrzeć dokument korzystając z opcji Pokaż dokument. Po upewnieniu się, że dany dokument jest właściwym dokumentem do dołączenia, należy wybrać przycisk Dołącz. Dokument zostanie dołączony do listy dokumentów biorących udział w obiegu.

Aby dodać dokument przy wykorzystaniu wcześniej zdefiniowanego przez administratora systemu szablonu należy wybrać trzecią opcję Użyj szablonu. W polu Szablon dokumentów należy wybrać dostępny szablon, który zostanie wykorzystany. W polu Klasa dokumentów należy określić typ dokumentu, który zostanie wygenerowany i zapisany przy pomocy formularza. W polu Opis pliku, należy podać informację pozwalającą na identyfikację dokumentu. Wybranie klasy dokumentu, wywoła wyświetlenie grupy indeksów służących do opisania dołączanego dokumentu. Po wypełnieniu pól indeksów należy wybrać przycisk Użyj szablonu dokumentów. Spowoduje to wygenerowanie dokumentu, zarchiwizowanie go w elektronicznym archiwum dokumentów oraz dołączenie wygenerowanego dokumentu do obiegu.

Rysunek 6.39 Dodawanie dokumentu procesu za pomocą szablonu

Rozdział 6.2.7. Usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentów w systemie Plus Workflow możliwe jest tylko z poziomu listy wyników wyszukiwania dokumentów w archiwum dla uprawnionych do tego użytkowników. W celu wyszukania dokumentu do usunięcia, niezależnie czy jest on dokumentem biorącym udział w obiegu, czy tylko zarchiwizowanym w elektronicznym archiwum dokumentów, należy postępować zgodnie z opisem przedstawionym w punkcie Wyszukiwanie typów dokumentów.
Wynikiem wyszukiwania dokumentów jest ich lista (Rysunek 6.40.). W końcu każdego wiersza opisującego wyszukany dokument w kolumnie Akcja znajduje się przycisk Usuń. Wybór tego przycisku powoduje usunięcie danego dokumentu.

Rysunek 6.40. Lista wyszukanych dokumentów w archiwum

Rozdział 6.3. Realizacja procesów

Rozdział 6.3.1. Uruchamianie nowych procesów

W przypadku procesów nie uruchamianych automatycznie przez system, opcja ta może być wykorzystana do uruchomienia dowolnego procesu. Znajduje ona szczególnie często zastosowanie przy procesach związanych ze składaniem i rozpatrywaniem wszelkiego rodzaju wniosków, operacjami i raportami kontrolnymi itp. Opcja ta jest dostępna tylko dla Użytkowników uprawnionych do uruchamiania procesów.

Uruchomienie procesu następuje z pozycji menu użytkownika Utwórz proces. Po wybraniu tej opcji system wyświetla listę procesów, które dany Użytkownik, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, może uruchomić (rysunek 6.41.). Kliknięcie w dowolne miejsce wiersza procesu powoduje jego uruchomienie. Użytkownik może sortować procesy w porządku alfabetycznym klikając na nagłówek tabeli „Nazwa procesu".

Rysunek 6.41. Lista procesów możliwych do uruchomienia przez Użytkownika

Fakt uruchomienia procesu jest jednoznaczny z wysłaniem pierwszego zadania w procesie do właściwego Użytkownika.

 

Rozdział 6.3.2. Wyszukiwanie procesów

Wyszukiwanie procesów odbywa się z poziomu menu użytkownika Wyszukiwanie (Rysunek 6.42.).

Rysunek 6.42. Wyszukiwanie procesów

Po uruchomieniu formularza wyszukiwania procesu Użytkownik ma do wyboru dwie drogi wyszukiwania.
Jeśli chce wyszukiwać proces posługując się ogólnymi parametrami, wówczas wypełnia pola wyszukiwania, nie wybierając określonego typu procesu, a następnie klika przycisk Szukaj.
W przypadku, gdy Użytkownik chce wyszukać proces określonego typu, wówczas wybiera z listy oznaczonej Dla procesu typ wyszukiwanego procesu. Fakt wybrania typu procesu spowoduje uruchomienie szczegółowego formularza, który pozwoli na określenie dowolnego parametru związanego z danym typem procesu. Pozwoli to na bardzo precyzyjne zawężenie parametrów wyszukiwania. Po wypełnieniu pól formularza wyszukiwanie zostaje uruchomione poprzez wybranie przycisku Szukaj.
W przypadku pozostawienia nie wypełnionych pól formularza i wybrania przycisku Szukaj, system w wynikach wyszukiwania wyświetli listę wszystkich procesów, jakie były lub są realizowane.
W prawym górnym rogu znajdują się dwie ikony, dyskietka ( ) oznacza Zapisz wyszukiwanie jako, natomiast teczka ( ) oznacza Otwórz wyszukiwanie. Kliknięcie w ten przycisk umożliwi zapisanie wyszukiwania jako nowy szablon.

Rozdział 6.3.3. Wyświetlenie mapy procesu

Wyświetlenie mapy procesu odbywa się z poziomu Zadania do wykonania. W prawym, górnym rogu formularza zadania znajduje się zakładka Mapa procesu, po wybraniu której Użytkownik może podejrzeć mapę procesu, którego częścią jest wykonywane zadanie (Rysunek 6.43.).

Rysunek 6.43. Mapa procesu

Użytkownik może wykonywać następujące operacje na mapie procesów:

• powiększać ją lub pomniejszać,
• dopasowywać do okna w pionie, poziomie lub w taki sposób, aby była widoczna cała mapa na ekranie,
• zaznaczyć obecnie wykonywane zadanie procesu,
• włączyć symulację procesu,
• zobaczyć wyniki symulacji (statystykę uczestników, zadań oraz historię procesu),
• konfigurować symulację,
• czyścić przebieg symulacji.

Rozdział 6.3.4. Drukowanie kodu kreskowego

Drukowanie kodu kreskowego jest funkcją indywidualną dla każdego klienta. Jeżeli jest taka potrzeba, wówczas przy określonych polach formularza znajduje się przycisk umożliwiający bezpośrednie drukowanie kodu kreskowego (DRUKUJ KOD KRESKOWY).

Rozdział 6.4. Widoki Użytkownika

Rozdział 6.4.1. Idea i cel stosowania widoków

Widok Użytkownika jest zapisanym schematem wyszukiwania procesu/zadania z określonymi parametrami (opcja Wyszukiwanie została omówiona w punkcie 6.3.2.). Widoki mogą być tworzone zarówno przez Użytkowników jak i przez administratora systemu.

Użytkownik systemu Plus Workflow wykorzystując utworzone widoki może skrócić czas wyszukiwania interesujących go procesów lub zadań. Wszystkie parametry wyszukiwania np. nazwa procesu, nazwa zadania, data rozpoczęcia, status zadania, parametry określonego procesu (numer faktury, kwota, opis, nazwa dostawcy itp.) mogą być określone i zapisane w danym widoku. Dzięki takiemu rozwiązaniu Użytkownik nie musi za każdym razem wypełniać odpowiednich pól formularza wyszukiwania.

Aby użyć określony widok należy kliknąć na pozycję menu Widoki a następnie kliknąć na przycisk Wejdź danego widoku (Rysunek 6.44.). Możliwe jest także ustawienie jednego widoku jako domyślnego. W takiej sytuacji Użytkownik po zalogowaniu się będzie od razu widział wyniki wyszukiwania określone przez domyślny widok.

Rysunek 6.44. Widoki Użytkownika

Rozdział 6.4.2. Tworzenie widoków

Aby utworzyć widok należy wybrać opcję Wyszukiwanie w głównym menu systemu wyszukiwania. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetli się formularz wyszukiwania (Rysunek 6.45.).

Rysunek 6.45 Wyszukiwanie zadań i procesów

Aby wyświetlić szczegółowe parametry dostępne dla określonego procesu należy najpierw wybrać ten proces z listy Dla procesu (Rysunek 6.46.).

Rysunek 6.46. Tworzenie widoków Użytkownika- wybór procesu

Po wybraniu danego procesu na ekranie pojawi się lista parametrów procesu, które można wykorzystać przy tworzenia widoku. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie widoku.
Zaznaczając odpowiednie pola w kolumnie Wyświetl kolumnę w wynikach Użytkownik może zdefiniować, które pozycje mają być widoczne w widoku. Użytkownik może wybierać/łączyć parametry ze wszystkich trzech części formularza.
Kolumna Pozycja pozwala zdefiniować kolejność wyświetlania. Poza wyborem oraz ustalaniem kolejności kolumn możliwe jest także ustalenie sortowania rekordów. W kolumnie Sortowanie do wyboru są 3 wartości:

• brak – wynik nie będzie sortowany po danym polu
• malejąco – wyniki będą sortowane od największego do najmniejszego
• rosnąco – wyniki będą sortowane od najmniejszego do największego

Kolumna Pozycja służy do określenia kolejności wyświetlania wyników.
Na Rysunku 6.47. przedstawiony został przykład utworzenia widoku formularza dla procesu obiegu faktur wykorzystując szczegółowe parametry dostępne tylko dla tego procesu.

Rysunek 6.47. Tworzenie widoków Użytkownika z wykorzystaniem szczegółowych parametrów procesu

W powyższym przykładzie wyświetlone zostaną następujące pola procesu obiegu faktur wg kolejności: Id dokumentu, Dostawca, Data zapotrzebowania, Data dostarczenia oraz Cena jednostkowa. Pozostałe pola nie będą widoczne definiowanym widoku. Wyniki wyszukiwania zostaną posortowane rosnąco po wartościach pola Data dostarczenia, Dostawcy i cena jednostkowa.
Dodatkowo, tworząc widok, możliwe jest zastosowanie filtrów. Wprowadzając wyrażenie, bądź wybierając je z listy możliwe jest ograniczenie ilości wyświetlanych pozycji. Pozwala to dostosować widok do indywidualnych potrzeb Użytkownika (Rysunek 6.48.).

Rysunek 6.48. Tworzenie widoków użytkownika z wykorzystaniem filtrowania

W powyższym przykładzie zostaną wyświetlone pozycje zawierające w nazwie procesu słowo „faktur" (znak "*" zastępuje dowolny ciąg znaków) o statusie Uruchomiony; dodatkowo lista zostanie ograniczona do pozycji, których termin jest przekroczony o nie więcej niż 3 dni.
Filtracja wyników może nastąpić również poprzez zastosowanie następujących symboli:
; - rozdziela poszczególne wartości umożliwiając wyszukiwanie wielu różnych wartości jednocześnie *{} - zastępowanie dowolnego ciągu znaków
_ - zastępowanie pojedynczego znak

Rozdział 6.4.3. Zapisywanie widoku

W celu zapisania utworzonego widoku (patrz punkt 6.5.2.-Tworzenie widoków) należy kliknąć na ikonkę zapisu widoku ( ) (Rysunek 6.49.). Pojawi się okno, w którym należy wprowadzić nazwę widoku oraz jego opis, można dodatkowo zaznaczyć możliwe opcje: Otwórz filtr wyników, pokaż wyniki wyszukiwania, grupowa akceptacja. Aby ostatecznie zachować widok, należy kliknąć na przycisk ZAPISZ WIDOK.

Rysunek 6.49. Zapisywanie utworzonego Widoku

Rozdział 6.4.4. Zarządzanie widokami

Aby otworzyć panel zarządzania widokami należy wybrać z głównego menu Moje konto, a następnie zakładkę Moje widoki (Rysunek 6.50.).
Dla każdego widoku dostępne są 2 akcje:

• Zmień – pozwala edytować nazwę i opis widoku, a także zarządzać prawami dostępu
• Usuń – kasuje widok

Rysunek 6.50. Zarządzanie widokami

Po kliknięciu na Konfiguracja odpowiedniego widoku, wyświetli się następujący panel (Rysunek 6.51.).

Rysunek 6.51. Panel konfiguracyjny Widoku

Możliwa jest zmiana wcześniej zdefiniowanej nazwy oraz opisu widoku. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem ZMIEŃ WIDOK.