Moduł Plus E-Faktura jest powiązany z procesem zarządzania szablonami, który służy do dodawania, edycji oraz usuwania szablonów dla faktur. Posiada także szereg dodatkowych opcji, które pozwalają sterować przepływem załączników w module. Formatka zadania do zarządzania szablonami ma następującą formę:
Formatka zadania posiada następujące komponenty:
| Nazwa | Typ | Opis |
|---|---|---|
| Instrukcja | Pole do podglądu | Informacja o korzystaniu z procesu. Informuje, jakie kroki należy wykonać w celu zarządzania szablonami modułu. |
| Dostępne szablony | Dynamiczna lista w formie okna | Pozwala wybrać dodane już szablony. Wybór dostępnego szablonu jest niezbędny dla opcji edycji i usuwania szablonu. Dodatkowo w oknie istnieje możliwość pobrania szablonu w postaci pliku xml. W momencie uzupełniania okna brane są pod uwagę wprowadzone wartości w poszczególnych polach formatki zadania, co umożliwia filtrowanie dostępnych szablonów. |
| Adresy dostawców | Tabela dynamiczna | Tabela posiadająca wymaganą kolumnę E-mail dostawcy. Pozwala podać dowolną liczbę dostawców (nadawców wiadomości e-mail), dla których będzie obowiązywał dodawany/edytowany/usuwany szablon. |
| E-mail odbiorcy | Pole | Wprowadza dodatkowe filtrowanie wybierania szablonu w module. Zawęża jego wybór w ramach danego dostawcy do wskazanej monitorowanej skrzynki. Pozwala więc zastosować różne szablony dla tego samego dostawcy wysyłającego wiadomości e-mail na różne adresy. |
| Fraza | Pole | Wprowadza dodatkowe filtrowanie wybierania szablonu w module. Zawęża jego wybór na podstawie występowania podanej frazy w jednym z komponentów wiadomości e-mail. Pozwala więc zastosować różne szablony dla tego samego dostawcy wysyłającego różne typy faktur. Podanie pola wiąże się z koniecznością wyboru występowania frazy z listy rozwijanej w polu Występowanie frazy. |
| Występowanie frazy | Statyczna lista | Wprowadza dodatkowe filtrowanie wybierania szablonu w module. Zawęża jego wybór na podstawie występowania podanej frazy w jednym z komponentów wiadomości e-mail. Pozwala więc zastosować różne szablony dla tego samego dostawcy wysyłającego różne typy faktur. Wskazuje miejsce, w którym ma wystąpić fraza w określona w polu Fraza. Możliwe wartości to: temat wiadomości, treść wiadomości, nazwa załącznika, zawartość załącznika. |
| Priorytet | Pole liczbowe | Wprowadza sortowanie szablonów w module. Określa kolejność prób dopasowania szablonu do załącznika. Pole powinno posiadać wartość liczbową. Im wartość jest niższa, tym wcześniej dany szablon będzie dopasowywany do załącznika. Możliwe jest podawanie wartości ujemnych. Wartość domyślna: 1 |
W celu dodania/edycji szablonu konieczne jest podłączenie do procesu dokładnie jednego dokumentu w postaci pliku xml do klasy dokumentów zawierającej szablony faktur elektronicznych.
Formatka zadania posiada następujące przyciski akceptacji:
| Nazwa | Opis |
|---|---|
| Dodaj szablon | Dodaje szablon. Wymaga podania przynajmniej jednego adresu e-mail dostawcy w tabeli dynamicznej oraz podłączenia do procesu dokumentu w postaci pliku xml do klasy dokumentów zawierającej szablony faktur elektronicznych. |
| Modyfikuj szablon | Edytuje szablon. Możliwa jest zmiana szablonu lub jego parametrów definicji. Wymaga wyboru dostępnego szablonu w polu Dostępne szablony. |
| Usuń szablon | Usuwa szablon. Wymaga wyboru dostępnego szablonu w polu Dostępne szablony. |
| Dodaj tylko adres e-mail | Dodaje tylko wskazane adresy e-mail dostawców bez konieczności podłączania szablonu w postaci pliku xml. Wymaga podania przynajmniej jednego adresu e-mail dostawcy w tabeli dynamicznej. |
| Anuluj | Kończy proces. |
Należy pamiętać, że jeżeli dla danego szablonu podanych zostanie kilka adresów e-mail dostawców, to edycja i usuwanie szablonu musi odbywać się pojedynczo dla każdego z podanych adresów e-mail.
Kliknięcie przycisku akceptacji kończy się przejściem do zadania podsumowującego, które informuje, czy operacja zakończyła się powodzeniem, czy też wystąpił błąd lub nie zostały spełnione wszystkie warunki do przeprowadzenia danej operacji.
Podczas próby dopasowania szablonu do załącznika wykonywane są następujące operacje:
- Szablony dla danego adresu e-mail dostawcy oraz adresu e-mail monitorowanej skrzynki (znajduje wszystkie szablony bez określonego e-maila odbiorcy oraz z aktualnym e-mailem) są pobierane i sortowane po priorytecie.
- Moduł próbuje dopasować dany szablon do załącznika na podstawie frazy i jej występowania. Jeżeli fraza nie została określona, to szablon jest używany do odczytania wartości indeksów z faktury. Zaleca się więc w przypadku korzystania z kilku szablonów dla danego dostawcy określenie jak najwyższego priorytetu dla szablonu, który nie posiada frazy, gdyż on zawsze jest uznawany jako prawidłowy.
Dodatkową funkcjonalnością, którą można konfigurować w procesie zarządzania szablonami jest detekcja załącznika nie będącego fakturą oraz określenie postępowania dla tego typu plików. Obsługę załączników nie będących fakturą definiuje się w dodatkowej formatce na zadaniu. Obsługa ta dotyczy tylko załączników o rozszerzeniu pdf. Jest ona uruchamiana za pomocą przycisku Obsługa załączników w tabeli dynamicznej Adresy dostawców. Uruchomienie formatki jest możliwe tylko w przypadku, gdy w tabeli podano przynajmniej jeden adres e-mail dostawcy. Formatka ma następującą formę:
Formatka posiada z lewej strony drzewo z aktualnie podanymi adresami e-mail dostawców. Po wyborze danego dostawcy wczytywana jest dla niego obsługa załączników (jeżeli istnieje). Formatka definiująca obsługę załączników nie będących fakturą posiada następujące pola:
| Nazwa | Typ | Opis |
|---|---|---|
| E-mail dostawcy | Pole nieedytowalne | Określa adres e-mail dostawcy, dla którego jest definiowana obsługa załączników nie będących fakturami. |
| Detekcja | Statyczna lista | Określa warunek, na podstawie którego zostanie określone, czy dany załącznik jest fakturą. Aktywuje pole Fraza i wymaga podania w nim wartości. Możliwe wartości to: niedopasowanie szablonu, fraza w nazwie pliku, fraza w zawartości. |
| Fraza | Pole | Określa frazę, która będzie poszukiwana w pliku w celu jego detekcji jako załącznik nie będący fakturą. |
| Rodzaj akcji | Statyczna lista | Określa postępowanie dla załącznika nie będącego fakturą. Możliwe wartości to: dodaj do klasy dokumentów, ignoruj. |
| Klasa dokumentów | Edytowalna dynamiczna lista | Nazwa klasy dokumentów, do której ma zostać dodany załącznik nie będący fakturą. Możliwe jest wybranie wartości z listy dostępnych systemowych klas dokumentów lub podanie własnej nazwy klasy. |
Formatka posiada następujące przyciski:
| Nazwa | Opis |
|---|---|
| Dodaj | Dodaje obsługę załącznika dla danego dostawcy. |
| Zmień | Edytuje obsługę załącznika dla danego dostawcy. |
| Usuń | Usuwa obsługę załącznika dla danego dostawcy. |
W procesie zarządzania szablonami od rewizji 25836 (dla modułu w wersji 4.0, późniejszych rewizji dla pozostałych wersji) istnieje możliwość konfigurowania konwersji faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF dla poszczególnych dostawców, co pozwoli dodać do systemu bardziej czytelną wersję faktury oraz zastosować dla niej szablon w celu odczytania indeksów. Każdy z dostawców może posiadać tylko jedną konwersję. Obsługę konwersji faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF definiuje się w dodatkowej formatce na zadaniu. Obsługa ta dotyczy tylko załączników o rozszerzeniu edi. Jest ona uruchamiana za pomocą przycisku Obsługa załączników w tabeli dynamicznej Adresy dostawców, która w nowej wersji procesu wygląda w następujący sposób:
. Uruchomienie formatki jest możliwe tylko w przypadku, gdy w tabeli podano przynajmniej jeden adres e-mail dostawcy. Formatka ma następującą formę:
Formatka posiada z lewej strony drzewo z aktualnie podanymi adresami e-mail dostawców. Po wyborze danego dostawcy wczytywana jest dla niego konwersja faktur z EDI na PDF (jeżeli istnieje). Formatka definiująca konwersję faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF posiada następujące pola:
| Nazwa | Typ | Opis |
|---|---|---|
| E-mail dostawcy | Pole nieedytowalne | Określa adres e-mail dostawcy, dla którego jest definiowana konwersję faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF. |
| Typ pliku EDI | Statyczna lista | Określa typ pliku EDI zgodny ze standardami (np. UN/EDIFACT D96A itd.), na podstawie którego analizowana jest faktura EDI i rozkładana na poszczególne komponenty. Możliwe wartości to: UN/EDIFACT D96A. |
| Szablon | Plik z dysku | Określa szablon w postaci pliku Microsoft Word o rozszerzeniu docx dodany z dysku użytkownika procesu, w którym zawarte jest mapowanie pliku EDI na plik PDF za pomocą zdefiniowanych placeholder'ów. |
| Typ konwertera szablonu do PDF | Edytowalna statyczna lista | Określa mechanizm, za pomocą którego szablon docx będzie konwertowany do pdf. Dostępne są następujące typy konwerterów:
|
| Klasa dokumentów | Dynamiczna lista | Nazwa klasy dokumentów, do której ma zostać dodany szablon. Możliwe jest wybranie wartości z listy dostępnych systemowych klas dokumentów lub podanie własnej nazwy klasy. |
Formatka posiada następujące przyciski:
| Nazwa | Opis |
|---|---|
| Dodaj | Dodaje konwersję faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF. |
| Zmień | Edytuje konwersję faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF. Wymaga wybrania konwersji w drzewie dostawców. |
| Usuń | Usuwa konwersję faktur o rozszerzeniu EDI na plik PDF. Wymaga wybrania konwersji w drzewie dostawców. |
| Pobierz szablon | Pobiera szablon Microsoft Word o rozszerzeniu docx konwersji. Wymaga wybrania konwersji w drzewie dostawców. |
| Konwertuj fakturę | Umożliwia wygenerowanie pliku PDF dla podanego pliku EDI za pomocą wybranej konwersji. Wymaga wybrania konwersji w drzewie dostawców. |
Formatka generowania pliku PDF la podanego pliku EDI za pomocą wybranej konwersji ma następującą formę:
Formatka posiada następujące pola:
| Nazwa | Typ | Opis |
|---|---|---|
| Faktura | Plik z dysku | Określa fakturę w postaci pliku o rozszerzeniu edi, która ma zostać przekonwertowana na plik PDF z zastosowaniem wybranej konwersji i szablonu. |
Formatka posiada następujące przyciski:
| Nazwa | Opis |
|---|---|
| Konwertuj | Konwertuje wskazaną fakturę EDI na plik PDF. Po uruchomieniu procesu konwersji należy poczekać na uruchomienie okna pobierania pliku. |
Add Comment