Po znalezieniu procesów (patrz Prawo do dostępu do danych) należy wejść w ich historię.
Po wejściu w historię procesu należy skopiować identyfikator instancji procesu (parametr ProcessId). Np. dla poniższego widoku wartość tego parametru to 2502_pakiet_rodo_proces_rodo.
Następnie należy utworzyć nowe zadanie zaplanowane zmieniające dane w procesie. W tym celu należy przejść do zakładki Administracja -> Konfiguracja systemu -> Zaplanowane zadania.
Zadania zaplanowane to aplikacje wykonywujące się w określonym przez użytkownika czasie. W zadaniu zaplanowanym określamy częstotliwość jego wykonywania (np. codziennie, co miesiąc). Możemy także wykonać je natychmiast, jednorazowo. Zadania zaplanowane nie są bezpośrednio związane z żadnym procesem - konfigurujemy je z poziomu systemu PlusWorkflow. Dowiedz się więcej Zadania zaplanowane.
Aby dodać zadanie zaplanowane należy kliknąć + Dodaj nowe zadanie zaplanowane, następnie Wyszukiwarka i znaleźć zadanie Zmiana danych w procesie.
Jako Id procesu należy wpisać znalezioną wcześniej wartość w wyszukiwaniu (wymagane).
Następnie należy wypełnić odpowiednio pola:
- Id zmiennej (wymagane) - Id zmiennej dla procesu jest dostępne: Administracja → Obieg dokumentów → Procesy → Edytuj
- wartość do wyszukania
- wartość do podmiany
Wartość do wyszukania nie jest polem obowiązkowym. Jeżeli będzie wypełniona, zostanie wykonana tekstowa podmiana wyszukiwanej frazy z wartością do podmiany. Może być przydatne, jeżeli np. zmienna w procesie jest polem tekstowym zawierającym długi tekst, w którym zawarto daną osobową. Jeżeli wartość do wyszukania nie zostanie wypełniona, wartość zmiennej zostanie podmieniona w całości.
Po utworzeniu zadania należy je uruchomić przyciskiem Wykonaj. Powyższe operacje można wykonać dla każdej zmiennej, którą chcemy zmienić oraz każdej wyszukanej instancji procesu zawierającą wyszukiwaną daną osobową.
Zmiana danych osobowych w archiwum
W Archiwum -> Klasy dokumentów należy wybrać klasę dokumentów, która może przechowywać w indeksie dane osobowe, a następnie wyszukać dokumenty wpisując odpowiednie informacje w kryteriach.
Aby zmienić wyszukany dokument należy kliknąc Zmień, wpisać nową wartość indeksu, a następnie zapisać indeksy.
