Zarządzanie procesami

Zarządzanie wszystkimi dostępnymi procesami w systemie odbywa się w zakładce Procesy w Administracja -> Obieg dokumentów. Głównym widokiem jest tabela ze wszystkimi definicjami procesów w systemie.

Rysunek 5.3.1 Widok zakładki Procesy

W tabeli mamy podaną nazwę i opis procesu. Za pomocą przycisku "Edytuj" wchodzimy w edycję wybranego procesu.

Rysunek 5.3.2 Edycja procesu

W górnej tabeli zawarte są informacje o edytowanym procesie. Niżej dostępne są następujące zakładki: "Zadania", "Powiadomienia", "Szablony dokumentów", "Ochrona", "Ustawienia", Widoki dokumentów", "Mapa procesu" oraz "Zmienne procesu".

Zadania

Zakładka "Zadania" zawiera tabelę ze wszystkimi zdefiniowanymi zadaniami w procesie. W tabeli mamy informacje o nazwie i opisie zadania.

Rysunek 5.3.3 Edycja procesu - zakładka Zadania

W kolumnie Akcja mamy możliwość edycji ustawień dotyczących widoczności zakładek.

Rysunek 5.3.4 Okno zmiany ustawień zadania

Powiadomienia

W zakładce powiadomienia znajduje się definiowanie powiadomień e-mailowych dla procesu.

Rysunek 5.3.5 Edycja procesu - zakładka Powiadomienia

W tabeli przedstawione są już zdefiniowane powiadomienia. Definicja istniejącego powiadomienia z tabeli na rysunku określa, że użytkownik o stanowisku "Kierownik" otrzyma e-maila jeden dzień po utworzeniu zadania "Zgłoszenie wniosku o urlop". Temat maila będzie o treści "Zadanie zostało utworzone", a jego treść została zdefiniowana w pliku "szablon.xml".

Po wciśnięciu przycisku "Nowe powiadomienie" otworzy się formularz dodawania powiadomienia e-mail.

Rysunek 5.3.6 Okno dodawania powiadomienia

Składa się on z następujących pól:

• Nazwa - nazwa definiowanego powiadomienia.
• Temat - temat wysyłanego e-maila.
• Ścieżka szablonu - pełna ścieżka do pliku z szablonem e-mail. Tworzenie szablonu opisane jest w Konfiguracja powiadomień.
• Typ warunku wysłania - lista rozwijana, z której możemy wybrać, kiedy powiadomienie ma być wysyłane. Do wyboru mamy "Utworzenie", "Zakończenie" "Przekroczenie terminu".
• Opóźnienie wysłania w dniach - należy wpisać tutaj liczbę dni, po której ma zostać wysłany e-mail od czasu wykonania zdefiniowanej akcji. Dni świąteczne nie są uwzględniane.
• Dla zadania - definiujemy jakiego zadania ma dotyczyć Typ warunku wysłania.
• Typ odbiorcy - do kogo ma być wysłany e-mail. Do wyboru: "Użytkownik", "Użytkownik (Zmienna)", "Grupa", "Stanowisko", "Wykonawca", "Stanowisko nadrzędne wykonawcy".
• Odbiorca:
  • Użytkownik, Grupa, Stanowisko, Wykonawca - konkretna wartość (np. login użytkownika lub nazwa grupy)
  • Użytkownik (Zmienna) - identyfikator zmiennej procesu, która zawiera login (lub loginy oddzielone średnikiem) użytkownika.
  • Wykonawca, Stanowisko nadrzędne wykonawcy - brak (zależą od zadania zdefiniowanego w polu "Dla zadania")
• Tylko własne zadania - określa czy zdefiniowanym odbiorcom mają być wysyłane powiadomienia dotyczące zadania, tylko jeżeli są oni jego wykonawcami.

Wypełniony formularz zatwierdzamy przyciskiem "Dodaj powiadomienie".

Zdefiniowane powiadomienia możemy usunąć za pomocą przycisku "Usuń" znajdującym się w tabeli przy powiadomieniu oraz możemy je edytować za pomocą przycisku "Zmień". W edycji powiadomienia możemy dokonać zmian wszystkich pól znajdujących się w formularzu dodawania powiadomienia.

W wspomnianej wyżej wersji systemu konfigurując powiadomienia mailowe zyskujemy możliwość określenia, czy powiadomienie ma zostać wysłane w weekend albo w zdefiniowany w systemie dzień wolny od pracy. Przedstawia to poniższy rysunek.

Nowe parametry to:

• Nie wysyłaj w weekendy - parametr ten określa czy powiadomienie ma zostać wysłane w weekend.
• Nie wysyłaj w święta i dni wolne - parametr ten określa, czy powiadomienie ma zostać wysłane w zdefiniowane w systemie święto lub dzień wolny od pracy. Dni wolne są to dni podane w parametrze systemowym CustomHolidays. Od wersji 3.2.163 w parametrze tym wpisane są święta nieruchome odpowiednie dla Polski. Ta opcja konfiguracyjna uwzględnia też czy dany dzień jest ruchomym świętem (takim jak Wielkanoc).

Domyślnie parametry te są zaznaczony by zachować kompatybilność z wcześniejszymi ustawieniami powiadomień.

Powyższe parametry działają dla warunków wysłania "Utworzenie" oraz "Przekroczenie terminu".

Tłumaczenia powiadomień mailowych

Istnieje również możliwość tłumaczenia powiadomień mailowych. Do każdego odbiorcy system może wysłać powiadomienie email w języku użytkownika (skonfigurowanym indywidualnie w konfiguracji konta). Aby to wykonać, nie jest wymagana zmiana powyższej konfiguracji powiadomienia. Szablon powiadomienia należy przetłumaczyć na język użytkownika, do jego nazwy pliku dodać skrót języka poprzedzony podkreśleniem i umieścić w tym samym katalogu, co domyślny plik z szablonem powiadomienia.

Np. dla szablonu powiadomienia "szablon.xml" w języku angielskim, węgierskim i polskim:

• należy stworzyć odpowiednio pliki "szablon_en.xml", "szablon_hu.xml" i "szablon_pl.xml"
• zawrzeć w nich treść maila w odpowiednim języku
• umieścić wszystkie 3 przetłumaczone pliki obok pliku "szablon.xml"

Aby przetłumaczyć temat wiadomości email należy dodać do pliku wdrożeniowych tłumaczeń wpis, gdzie wartością jest przetłumaczony temat maila, a kluczem temat maila taki, jak w podany w konfiguracji (należy zamienić spacje na podkreśllniki).

Np. dla tematu maila "Temat powiadomienia email" w języku angielskim:

• należy znaleźć plik wdrożeniowych tłumaczeń "customMessages_en.i18n"
• dodać do niego wpis

Temat_powiadomienia_email=Email notification subject

Przy każdej próbie wysłania pliku system będzie szukał, czy istnieje tłumaczenie treści maila oraz tematu maila w języku takim, jaki ma ustawiony docelowy użytkownik. Jeżeli nie istnieje plik z przetłumaczoną treścią, system wyśle wiadomość z domyślnego szablonu. Jeżeli nie istnieje tłumaczenie tematu maila, system wyśle wiadomość z tematem takim, jaki został wpisany w konfiguracji w systemie.

Szablony dokumentów

W tej zakładce mamy możliwość definiowania szablonów, które mogą być wykorzystywane w procesie do generowania plików pdf,

Rysunek 5.3.7 Edycja procesu - zakładka Szablony dokumentów

W tabeli zawarte są istniejące już szablony. Każdy szablon ma swoją nazwę oraz ścieżko do pliku z szablonem.

Po wciśnięciu przycisku "Nowy szablon" otworzy się formularz dodawania nowego szablonu dokumentu. Należy w nim wpisać nazwę szablonu oraz pełną ścieżkę do pliku z szablonem. Na koniec należy zatwierdzić przyciskiem "Dodaj szablon". Szablony wykorzystywane są podczas generowania plików pdf.

Rysunek 5.3.8 Okno dodawania szablonu dokumentu

Zdefiniowane szablony możemy usunąć za pomocą przycisku "Usuń", znajdującym się przy każdym szablonie.

Ochrona

W tej zakładce możemy definiować uprawnienia odnośnie konkretnych procesów. Widok przedstawia się następująco:

Rysunek 5.3.9 Edycja procesu - zakładka Ochrona

Uprawnienia do procesów podzielone są na następujące typy:

• Podgląd procesu - umożliwia wyszukiwanie procesu.
• Tworzenie procesu - umożliwia tworzenie procesu.
• Usuwanie procesu - umożliwia usuwanie procesu.
• Statystyki - umożliwia podgląd statystyk procesu.

W tabeli na rysunku mamy przedstawione dodane uprawnienia dotyczące edytowanego procesu. Kolumna "Grupa" określa, czy uprawnienie dotyczy grupy, czy użytkownika. Natomiast kolumna "Akcja" umożliwia usuwanie uprawnień, dodanych tylko z tego poziomu, za pomocą przycisku "Usuń". Dla uprawnień dodanych globalnie (patrz Zarządzanie uprawnieniami) mamy informację w postaci "Administracja -> Uprawnienia". Z takimi uprawnieniami nie możemy w tym miejscu nic zrobić, gdyż są one jedynie informacyjne. W tabeli widać, że użytkownik "anowak" ma uprawnienie do podglądu procesu, nadane mu w uprawnieniach globalnych oraz do tworzenia procesu, które zostało mu nadane w tym miejscu. Takie uprawnienie można usunąć. Ostatnim uprawnieniem są pełne uprawnienie odnośnie edytowanego procesu dla grupy "SharkGroup". Zostały one nadane w uprawnieniach globalnych.

Pod tabelą znajduje się formularz dodawania uprawnienia do edytowanego procesu. W pierwszym polu należy wybrać użytkownika bądź grupę. Wybór ten odbywa się za pomocą przycisków "Użytkownicy" bądź "Grupy". Po naciśnięciu pierwszego przycisku ukaże nam się okno z wyborem użytkowników (patrz rysunek 2.3 oraz jego opis w Zarządzanie grupami). Po naciśnięciu przycisku "Grupy" otworzy się okno z wyborem grup (patrz rysunek 3.2 i jego opis w Zarządzanie użytkownikami). Następnie checkboxami zaznaczamy typy uprawnień jakie chcemy nadać do tego procesu. Na koniec dodajemy uprawnienie za pomocą przycisku "Dodaj uprawnienie".

Ustawienia

Po wejściu w zakładkę ustawienia otrzymamy następujący widok:

Rysunek 5.3.10 Edycja procesu - zakładka Ustawienia

Dostępne mamy tutaj następujące opcje:

• Akceptacja zadań w procesie z hasłem - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że każdy użytkownik w momencie akceptacji zadania będzie musiał dokonać ponownej autoryzacji, czyli będzie musiał podać swoje dane do logowania do systemu. Po pomyślnej autoryzacji zadanie zostanie zaakceptowane.
• Wyświetlaj następujące zakładki w formularzu zadania - pierwsze 5 checkboxów pozwala zdefiniować, czy takie zakładki mają być wyświetlane na formularzu zadań edytowanego procesu. Kolejny chceckbox definiuje, czy mają być aktywne powiadomienia użytkowników dla zadań. Za pomocą ostatniej opcji określamy, czy zadania z tego procesu mają być wyświetlane w kalendarzu podczas wyszukiwania przyszłych zadań.

Widoki dokumentów

Rysunek 5.3.11 Edycja procesu - zakładka Widoki dokumentów

Na rysunku przedstawiona jest tabela zawierająca wszystkie zdefiniowane widoki dla edytowanego procesu. W tabeli zawarte są kolumny odzwierciedlające formularz dodawania nowego widoku dokumentów.

Rysunek 5.3.12 Okno dodawania nowego widoku

Formularz składa się z następujących pól:

• Nazwa - nazwa widoku dokumentów.
• Opis - opis widoku dokumentów.
• Proces - nazwa procesu, którego dotyczy widok dokumentów. Pole jest już uzupełnione edytowanym procesem i nie jest do edycji.
• Zadanie - zadanie, którego będzie dotyczyć widok dokumentów. Opcja "Każde" dotyczy wszystkich zadań procesu.
• Użytkownik - użytkownik, dla którego tworzymy widok. Wybór użytkownika odbywa się za pomocą przycisków "Użytkownicy". Po naciśnięciu ukaże nam okno z wyborem użytkowników (patrz rysunek 2.3 oraz jego opis w Zarządzanie grupami).
• Klasa dokumentów - określa z jakiej klasy dokumentów mają być dokumenty. Opcja "Każda" dotyczy wszystkich klas dokumentów.
• Najnowsze - Czy dokumenty mają być wyświetlane od najnowszego.
• Ilość - liczba dokumentów jakie mają być wyświetlane w widoku dokumentów.
• Wyrażenie regularne - Za pomocą wyrażenia regularnego możemy filtrować wyświetlane dokumenty na podstawie nazwy pliku. Wyświetlane będą tylko takie pliki, których nazwa spełnia wyrażenie regularne np: ^.*\.(jpg|JPG|gif|GIF|pdf|PDF)$ (wyświetla tylko pliki z rozszerzeniami pdf, gif i jpg)

Po wypełnieniu formularza należy dodać widok dokumentów za pomocą przycisku "Dodaj".

Mapa procesu

Zakładka jest dostępna tylko w przypadku, gdy zainstalowany jest moduł PlusWorkflowEditor. Dostarcza ona podgląd mapy edytowanego procesu w formie w graficznej.

Rysunek 5.3.13 Edycja procesu - zakładka Mapa procesu

Zmienne procesu

Rysunek 5.3.14 Edycja procesu - zakładka Zmienne procesu

Przypisanie zmiennych do informacji o użytkowniku

W zakładce "Przypisanie zmiennych do informacji o użytkowniku" możemy ustalić, jakie zmienne procesu powiązane z użytkownikiem mają zostać zastąpione w przypadku zastępstwa.

Rysunek 5.3.18 Edycja procesu - zakładka Przypisanie zmiennych do informacji o użytkowniku

Opcje do wyboru:

• Wszystkie - w przypadku zastępstwa w procesie zamienione zostaną wszelkie dopasowania zmiennych procesu do loginu lub nazwy użytkownika.
• Żadne - w przypadku zastępstwa nie zostaną zamienione żadne zmienne procesu.
• Wybrane - mamy możliwość wybrania, które zmienne procesu mają zostać zamienione w przypadku zastępstwa.
  
  

Rysunek 5.3.19 Edycja procesu - zakładka Przypisanie zmiennych do informacji o użytkowniku - wybrana opcja "Wybrane"

Po wciśnięciu przycisku "Nowe przypisanie" otworzy się formularz dodawania przypisania do procesu. Należy w nim wybrać jedną ze zmiennych procesu oraz typ informacji, jaki ma zostać wykorzystany przy zamianie wartości zmiennej. Możliwe do wyboru typy informacji to Login oraz Imię i nazwisko. Zatwierdzenie następuje po wybraniu przycisku "Dodaj przypisanie". 

Rysunek 5.3.20 Okno dodawania nowego przypisania zmiennej do procesu

Przypisane zmienne możemy usuwać z procesu za pomocą przycisku "Usuń", znajdującego się przy każdej przypisanej zmiennej. Zmiana opcji "Wybrane" na inną spowoduje wyświetlenie się okna dialogowego pytającego o potwierdzenie zmiany. Potwierdzenie zmiany poskutkuje usunięciem wszystkich wybranych przypisań zmiennych procesu.

Rysunek 5.3.21 Okno dialogowe potwierdzające zmianę typu przypisań z typu "Wybrane" na inny typ

Process management 

All available processes in the system are managed in the Processes tab in Administration -> Document workflow. The main view is a table with all process definitions in the system.

Figure 5.3.1 Processes tab view

The table contains the name and description of the process. Use the "Edit" button to enter the edition of the selected process.

Figure 5.3.2 Process editing 

The upper table contains information about the edited process. The following tabs are available below: "Tasks", "Notifications", "Document Templates", "Protection", "Settings", Document Views "," Process Map "and" Process Variables ".

Tasks

"Tasks" tab contains a table with all defined tasks in the process. In the table we have information about the name and description of the task.

Figure 5.3.3 Process edition - Tasks tab 

In the Action column we have the ability to edit settings regarding the visibility of tabs.

Figure 5.3.4 The window for changing task settings

Notifications 

In the notification tab you can define the e-mail notifications for the process.

Figure 5.3.5 Process edition - Notifications tab 

The table shows already defined notifications. The definition of an existing notification from the table in the figure specifies that the user with the position "Manager" will receive an email one day after creating the task "Holiday application submission". The subject of the e-mail will be "The task has been created" and its content has been defined in the "template.xml" file. 

After pressing the "New notification" button, the form of adding email notification will open.

Figure 5.3.6 Add notification window 

It consists of the following fields:

• Name - the name of the notification being defined.
• Subject - the subject of the email you send.
• Template path - the full path to the file with the email template. Creating a template is described in Notification configuration..
• Type of sending condition - a drop-down list from which we can choose when the notification should be sent. We can choose between "Creation", "End" and "Exceeding the deadline".
• Delay of sending in days - enter here the number of days after which the e-mail should be sent from the time the defined action was performed. Holidays are not included.
• For a task - we define what task the sending condition type should apply to.
• Recipient type - to whom the e-mail should be sent. Choose from: "User", "User (Variable)", "Group", "Position", "Executor", "Executor's Supervisor Position".
• Receiver:
• User, Group, Job title, Executor - specific value (e.g. user login or group name)
• User (Variable) - identifier of the process variable that contains the user's login (or logins separated by a semicolon).
• Executor, executor's supervisor position - none (depends on the task defined in the "For a task" field)

• Only own tasks - defines whether defined recipients are to be notified about the task only if they are its executors.

The completed form is confirmed with the "Add notification" button.

Defined notifications can be removed using the "Delete" button in the table next to the notification and can be edited using the "Change" button. In the notification edition, we can make changes to all the fields in the notification form.

Translation of email notifications 

You can also translate email notifications. The system can send an email notification to each recipient in the user's language (configured individually in the account configuration). To do this, you do not need to change the notification configuration above. The notification template should be translated into the user's language, add the language abbreviation preceded by an underscore to the user's file name, and place in the same directory as the default notification template file.

E.g. for the "template.xml" notification template in English, Hungarian and Polish:

• create the "template_en.xml", "template_hu.xml" and "template_pl.xml" files accordingly
• include the content of the email in the appropriate language
• put all 3 translated files next to the file "template.xml"

To translate the subject of the email, add to the implementation file the entry, where the value is the translated subject of the email and the key is the subject of the email, as in the configuration (replace spaces with underscores).

E.g. for the subject of email "Subject of email notification" in English:

• find the implementation translation file "customMessages_en.i18n"
• add an entry to it

Temat_powiadomienia_email=Email notification subject

Each time you try to send a file, the system will look to see if there is a translation of the e-mail content and e-mail subject in the language the target user has set. If no translated content file exists, the system will send a message from the default template. If there is no translation of the subject of the email, the system will send a message with the subject as entered in the system configuration.

Document templates 

In this tab we have the ability to define templates that can be used in the process to generate pdf files,

Figure 5.3.7 Process edition - Document templates tab

The table contains existing templates. Each template has its own name and path to the template file.

After pressing the "New template" button, the form for adding a new document template will open. Enter the template name and the full path to the template file. Finally, confirm with the "Add template" button. Templates are used when generating pdf files.

Figure 5.3.8 The window for adding a document template

Defined templates can be removed using the "Delete" button next to each template.

Protection

In this tab, we can define permissions for specific processes. The view is as follows:

Figure 5.3.9 Process edition - Protection tab

Process permissions are divided into the following types:

• Process preview - allows you to search for a process.
• Process creation - allows you to create a process.
• Process Deletion - allows you to delete a process.
• Statistics - allows you to view process statistics.

The table in the figure shows the added rights for the edited process. The "Group" column indicates whether the permission applies to the group or the user. The "Action" column, on the other hand, allows you to delete rights added only from this level using the "Delete" button. For globally added permissions (see Permission Management ), we have information in the form "Administration -> Permissions". We cannot do anything with such permissions here, because they are only informative. The table shows that the user "anowak" has the right to view the process, assigned to him in global authority, and to create the process that has been assigned to him here. This permission can be removed. The last permission is full permission for the edited process for the "SharkGroup" group. They were granted in global permissions.

Below the table there is a form for adding permission to the edited process. In the first field, select a user or group. This selection is done using the "Users" or "Groups" buttons. After pressing the first button, a window will appear showing the selection of users (see Figure 2.3 and its description in Group management). After pressing the "Groups" button a window with group selection will open (see Figure 3.2 and its description in Users management ). Then we check the types of permissions we want to give to this process. Finally, we add the permission using the "Add Permission" button.

Settings 

After entering the settings tab we will receive the following view:

Figure 5.3.10 Process edition - Settings tab

We have the following options available here:

• Task acceptance in the process with a password - checking this option will cause that every user will have to reauthorize when accepting the task, i.e. they will have to enter their system login details. After successful authorization, the task will be accepted.
• Display the following tabs in the task form - the first 5 checkboxes allow you to define whether such tabs should be displayed on the task form of the edited process. Another chceckbox defines whether user notifications for tasks should be active. Using the last option, we determine whether tasks from this process are to be displayed in the calendar when searching for future tasks.

Document views 

Figure 5.3.11 Process edition - Document views tab

The figure shows a table containing all defined views for the edited process. The table contains columns reflecting the form for adding a new document view.

Figure 5.3.12 The window for adding a new view

The form consists of the following fields:

• Name - the name of the document view.
• Description - description of the document view.
• Process - the name of the process to which the document view applies. The field is already completed by the edited process and is not editable.
• Task - the task to which the document view will apply. The "Any" option applies to all process tasks.
• User - the user for whom we create the view. User selection is carried out by means of the "Users" buttons. After pressing it will show us a window with the selection of users (see Figure 2.3 and its description in Group management).
• Document class - specifies which document class should be used for documents. The "Each" option applies to all document classes.
• Latest - Whether the documents should be displayed from the most recent.
• Quantity - the number of documents to be displayed in the document view.
• Regular expression - Using the regular expression, you can filter the displayed documents based on the file name. Only files whose name meets the regular expression will be displayed, e.g. ^. * \. (Jpg | JPG | gif | GIF | pdf | PDF) $ (only displays files with the extensions pdf, gif and jpg) 

After completing the form, add the document view using the "Add" button.

Process map

The tab is only available if the PlusWorkflowEditor module is installed. It provides a preview of the map of the edited process in graphical form.

Figure 5.3.13 Process edition - Process map tab

Process variables 

Figure 5.3.14 Process edition - Process variables tab

Assigned document classes can be disconnected from the process using the "Delete" button located next to each assigned document class.

 

Assigning variables to user information

In the "Assigning variables to user information" tab we can determine which process variables are to be replaced in case of replacement of users in a given process.

Figure 5.3.18 Process edition - Assigning variables to user information tab

Options to choose:

• All - in case of replacement of users, all process variables matched to user login or user name will be replaced.
• None - in case of replacement of users, no variables will be replaced.
• Selected - we have the option of choosing which process variables will be replaced in case of replacement of users.
  
  

Figure 5.3.19 Process edition - Assigning variables to user information tab - "Selected" option selected

After clicking the "New assignment" button, the form for adding the variable assignment to the process will open. Choose one of the process variables and type of information that will be used in variable replacement. Available information types are Login and First and last name. Confirm adding using "Add assignment" button.

Figure 5.3.20 Window for adding a new variable assignment to the process

Assigned variables can be deleted from the process using the "Delete" button located next to each assigned variable. Changing selected type from "Selected" to another type triggers dialog window asking user for confirmation of change. Confirming dialog window causes deletion of all selected assigned variables.

Figure 5.3.21 Dialog window confirming change of assignment type from "Selected" to another type